הטלפון מצלצל אבל היום אתם לא במשרד. עוד לקוח פוטנציאלי פוספס רק בגלל שלא יכולתם לענות לשיחה מכל מקום. כיום, עסקים רבים מחפשים תחליף למרכזיה הישנה במשרד. שירות טוב יותר שיכול לענות על כל הצרכים של העסק, בעלות סבירה ועם גמישות להתאים לדרישות משתנות מבחינת מיקום סניפי העסק, מספר העובדים וההיררכיה של המחלקות השונות במשרד. במאמר זה נדון בהרחבה ביתרונות של מרכזיה מקוונת חכמה.
מהי מרכזיה חכמה ברשת?
היום, אפשר לתפעל מרכזיות חדשניות הפועלות על גבי רשת האינטרנט, ואינן תלויות במיקום הגיאוגרפי של המשתמשים. מדובר למעשה בשירות ולא במוצר פיזי, המכונה מרכזיה וירטואלית בענן. כיצד השירות הזה פועל?
בניגוד למרכזיות הקלאסיות המחוברות באמצעות כבל אנאלוגי לקיר, מרכזיות IP הן טלפונים המחוברים לרשת האינטרנט. כל מכשיר מקבל כתובת IP קבועה משלו שמייצגת אותו וכך כאשר מגיעה שיחה למשרד היא עוברת לכתובת זו. כמובן, שניתן גם ליצור מערכת גמישה יותר המחליפה את כתובות ה-IP ומבצעת את שינויי ההגדרות באופן אוטומטי.
לצד הטלפונים המבוססים על פרוטוקולי אינטרנט, קיימות גם שלוחות וירטואליות שאינן מחוברות למכשיר טלפון כלל. כאשר מצלצלים אליהן הן למעשה מפעילות תוכנה במחשב שמאפשרת ביצוע שיחה קולית. תוכנות אלה מכונות "טלפון רך" או "סופטפון" משום שהם אינן מחייבות רכישה של ציוד חדש. אם יש לכם מערך של מחשבים ניידים, טלפונים חכמים ושירות של טלפוניה בענן, אתם יכולים להשתמש בציוד זה כאילו הייתה לכם מרכזייה עם כמות רבה של שלוחות וטלפונים.
כיצד מתפעלים מרכזיה כזו?
ישנו יתרון חשוב נוסף לכל עסק שמחליט לעבור לשירותי מרכזיה בענן. הוא יכול לנהל בעצמו את השלוחות שלו באמצעות הרשת. קל מאד להוסיף שלוחה חדשה, ליצור "עקוב אחרי" לשלוחה קיימת או להוסיף מאפיינם חדשים לשלוחה כמו:
- הקלטות של שיחות
- חשוב לדעת עקוב אחרי
- חשוב לדעת צלצול במקביל במספר טלפונים
- חשוב לדעת שיחות ועידה
כמו גם מאפיינים נוספים שאפשריים אך ורק במרכזיות IP חכמות כמו למשל מענה לשיחה מעבר לים ללא תשלום על דקות אוויר יקרות.
התפעול של המרכזייה הוא כה פשוט שלקוחות רבים לא זקוקים כלל לשירות של טכנאי תקשורת במשך שנים! הם יכולים להעביר את המשרד ממקום למקום ולהעביר את השלוחות יחד איתם בלי לעשות כל שינוי בחיווט. עובדה זו חוסכת הון, ומאפשרת לכל בעל עסק השוכר את המשרד לשמור על המבנה נקי מחיווט מיותר ומחורים בקירות, בניגוד למרכזיות של העידן הישן.
מי משתמש כיום בשירותים של מרכזיות אלה?
המחיר של תפעול מרכזיות בענן נמוך משמעותית מהקמה של תשתית למרכזיה אנאלוגית. לכן, כיום כל עסק יכול להשתמש בשירות הזה וליהנות מהמאפיינים הרבים המוצעים במסגרתו. הן עסקים קטנים, הן עסקים בינוניים והן ארגונים גדולים חובקי עולם.
ישנם עסקים קטנים שבהם אחד או שני עובדים מפעילים מרכזיה בענן וגורמים לעסק להראות גדול מכפי שהוא. לקוחותיהם מתקשרים ושומעים אפשרות לניתוב שיחות ויכולים להגיע למחלקת שירות הלקוחות, המכירות או הנהלת החשבונות. כל אחת מהמחלקות הללו יכולה להיות עובד שנמצא במשרד, בביתו או אפילו מעבר לים.
בנוסף, ישנם עסקים בינוניים המעבירים את כל פעילות התקשורת של העסק למרכזיה מקוונת. אפשרות זו מעניקה להם יכולת לפקח בצורה טובה יותר על הפעילות העסקית במחלקות השונות, להקליט שיחות ולבחון את דפוסי התקשורת בעסק מבחינת כמות השיחות הנכנסות והיוצאות. עסקים אלה ממנפים בצורה טובה מאד את הפוטנציאל הטמון בכל מרכזייה כזו, ומשתמשים בה באופן שוטף לצרכים המשתנים של העסק.
גם ארגונים גדולים מאד עושים שימוש במרכזיה בענן, ולפעמים מחזיקים מערכות מורכבות המסוגלות גם לבצע שיחות וידאו וועידות מרובות משתתפים. למשל, ישנן חברות המשתמשות במרכזיה כדי לנהל שיחה של כל צוות המשקיעים או בעלי העניין בחברה לאחר הגשת דו"ח הרווח וההפסד השנתי.
האם יש חסרונות למרכזיה בענן ביחס למרכזיה אנאלוגית?
לפני שני עשורים, כאשר תחום תקשורת ה-IP היה בחיתוליו, מרכזיות בענן היו לא יציבות ולא מאובטחות. כיום, היתרון של מרכזיות אלה טמון בפעילותן הרציפה (אפילו יותר משל מרכזיה אנאלוגית רגילה) וכן ביכולות ההצפנה של השיחות. לא בכדי, חברות גדולות רבות משתמשות היום במרכזיות בענן כדי להבטיח תקשורת ללא האזנות מצד מתחרים.
מבחינת מספר הטלפון של מרכזיה בענן, בעבר לא ניתן היה לבחור את המספר הקיים בעסק, אך היום אפשר לחבר מרכזיות אלה לקווים קיימים ולשדרג את המרכזייה לשירות החדשני. אפשר אפילו להוסיף מספר עם כוכבית לחיוג מקוצר אם זהו רצונכם.
לסיכום, אם אתם מחפשים דרך נוחה ומשתלמת לנהל את פתרונות התקשורת בעסק, מרכזיה בענן יכולה להיות הפתרון הטוב ביותר עבורכם. היא מציעה גמישות מרבית בעבודה ממספר מיקומים מרוחקים, מאפשרת לחבר טלפונים סלולריים, מחשבים, טלפונים חכמים ושלוחות קוויות לממשק אחד. חשבו כיצד הפתרון הזה היה יכול להתאים גם לעסק שלכם וגלו איך אתם מסוגלים להתייעל משמעותית באמצעות שינוי של התקשורת הקיימת.
