בעשור השני של שנות האלפיים מהווה תקשורת ארגונית בסיס להתנהלות העולם העסקי, בין אם מדובר בתקשורת קווית, סלולארית או רשתית. אחד התחומים שידע קפיצת דרך משמעותית בענף זה הינן מרכזיות טלפון שעברו התפתחויות ושינויים טכנולוגיים מרחיקי לכת, כך שכיום עניתן לעבוד עם מרכזיות קלאסיות וותיקות על בסיס אנלוגי או דיגיטאלי, וכן עם מרכזיות IP מתקדמות. לצורך ביצוע בחירה במרכזיה נכונה נדרש ייעוץ מקצועי המתחשב בנתונים שונים של העסק כמו גודלו, היקף פעילות התקשורת שלו, מספר קווי החוץ של החברה, מספר השלוחות שלה, מספר הטלפונים החכמים בעסק ושאר צרכיו השונים והמיוחדים, כולל שינויים עתידיים.
חשיבות מרכזיית טלפון לעסק
מרכזיית טלפון הינה מרכיב מהותי עבור חברות ועסקים רבים, בעיקר לאור פיתוחים ואמצעי תקשורת מתקדמים שחדרו לשוק. מרכזיות אלו נועדו לאפשר תפעול מהיר ויעיל של אמצעי התקשורת השונים שקיימים בארגון וכך לתרום לתפקודו הכללי, וזאת מלבד העובדה כי הן מעידות על רמת רצינותו ומקצועיותו של העסק. יש לציין כי צרכי החברות מבחינת מרכזיות טלפון משתנים בהתאם לנתוניהן, אך קיימים ארגונים בהם חשיבות המרכזיות הינה גדולה ביותר ואף קריטית:
- שירות לקוחות טלפוני – מרכזייה יעילה ומתאימה תשפיע באורח מהותי על תפקודה המיטבי של חברה הנשענת על שירות לקוחות באמצעות הטלפון.
- ארגונים גדולים – חשיבותה של המרכזייה גדלה ככל שיש בארגון יותר עובדים או סניפים הנזקקים באופן שוטף לקווי תקשורות פנימיים וחיצוניים.
- מערך שיווק טלפוני – המרכזיות נחוצות ביותר עבור חברות אשר מערך שיווקי טלפוני מהווה חלק מהותי באסטרטגיה שלהן.
איך בוחרים מרכזיית טלפונים
בחירת מרכזיות טלפונים דורשת היכרות עם מרכיבים שונים וטכנולוגיות חדשות, עם אפשרויות תפעול ותחזוקה, וכמובן גם עם עלויותיהן השונות. כמו כן, נדרשת היכרות עם היצרניות והספקיות המובילות בתחום, אשר יכולות לספק חבילת שירותי תקשורת מקיפה תוך התאמה מדויקת לצרכי העסק, וכן להתקין את מרכזיית הטלפונים בעסק עצמו ולוודא את תפקודה הנאות. לכן, על מנת לבחור במרכזייה נכונה יש להכין בעזרת מומחים בתחום התקשורת והמחשבים מסמך המפרט את אפיוני, דרישות וצרכי החברה, וכן הסכם מפורט המותאם ספציפית לצרכיו של העסק.
למה כדאי מרכזיית טלפונים IP
כאמור, קיימים מספר סוגים של מרכזיות טלפון ואילו המתקדמות ביותר בשוק הן ללא ספק מרכזיות IP. מרכזיות אלו מומלצת במיוחד לארגונים ולעסקים גדולים הנשענים על אמצעי תקשורת שונים ועדכניים, וזקוקים לקישור שלוחות דרך האינטרנט עבור סניפים נוספים בארץ או בחו"ל. כמו כן, המרכזיות המתקדמות מאפשרות להוסיף מערך דואר קולי לכל מרכזייה המנתבת את השיחות אוטומאטית לשלוחות הרצויות, כאשר לכל שלוחת קצה ניתן להוסיף תיבה קולית להשארת הודעות שניתן לשמוע מכל קו טלפון פנימי או חיצוני. ואם לא די בכך, למרכזיות אלו יש מגוון פונקציות נוספות כמו קבלת דואר אלקטרוני למערכת דואר קולי, יצירת שיחות ועידה, ניהול תורים, וחיבור האינטרקומים של החברה למרכזייה.
