מרכזיה בענן: למה כמעט כל עסק זקוק לה כיום?

לאורך השנים האחרונות אנו עדים לתופעה מעניינת – חברות רבות יותר מגלות את היתרונות שיש לשירותי ענן להציע. הם מעניקים לעסק גמישות רבה וניתן לנהל אותם בקלות. לצד פתרונות המחשוב בענן והתוכנות שאליהן ניתן להיכנס מכל מקום בעולם, גם שירותי הטלפוניה עברו מהפכה. כיום, אפשר להחליף את המרכזייה האנאלוגית המוכרת בתחליף מקוון נוח, גמיש, זול וקל לניהול. הכירו את האפשרות הזו ובחנו האם היא מתאימה גם לעסק שלכם.

מהי מרכזיה הנמצאת בענן?

מרכזיות אנאלוגיות מחוברות באמצעות חיווט לקווי הטלפון האנאלוגיים המוכרים. מרכזיות בענן, לעומת זאת, משתמשות בתשתית האינטרנט והשלוחות הנוצרות בהן יכולות להיות ווירטואליות או קוויות. למעשה, מרכזיה בענן מסוגלת לאגד תחת מספר טלפון ראשי, קווים המותקנים על המחשב (סופטפון), קווים אנאלוגיים, מכשירי סלולר ואפילו פקס מקוון. ההגדרות של המרכזייה קובעות את החלוקה לשלוחות שונות וכך עובדים הנמצאים במיקומים מרוחקים זה מזה, יכולים לקבל שיחות המגיעות לעסק, להעביר שיחות זה לזה ולהשתמש בשירותי תקשורת חשובים נוספים.

מרכזיה וירטואלית כזו מעניקה גמישות רבה לעסק. במיוחד בתקופות שבהן עובדים רבים נמצאים בבית ואינם יכולים לעבוד מהמשרד. 

איך מגדירים מרכזיות וירטואליות?

כאשר עסק מטמיע מרכזיה וירטואלית כזו, הוא יכול לבחור את כמות השלוחות הדרושה לו בכל חודש ולהגדירן. לאחר מכן, באמצעות ממשק ניהול ממוחשב ניתן להמשיך ולהגדיר שלוחות נוספות, תא קולי וירטואלי, להוסיף מאפיינים לכל שלוחה (כמו שיחות ועידה או העברה למספר סלולרי) ואפילו אפשרות להקלטה של שיחות. החברות המתמחות בהתקנת המרכזייה מעניקות הדרכה כיצד לתחזק את המערכת, ולאחר מכן העסק אינו זקוק למומחי תקשורת כדי להתאים את המרכזיות הללו לפי צרכיו.

האם האפשרות הזו יותר משתלמת?

הקמת מרכזיה כזו משתלמת יותר לעסק מכמה היבטים. ראשית, הוא אינו צריך לקנות את כל התשתיות של מרכזיה אנלוגית רגילה. שנית, ניתן לחבר את המחשבים בעסק למרכזיה, ואפילו להגדיר מספרי פקס שונים שהפקסים הנשלחים אליהם מגיעים למייל. כך, העסק חוסך את העלות של רכישת מכשירי פקס לכל עובד בכל מקום שהוא נמצא. עסק שעובד עם מספר סניפים בארץ או ברחבי העולם יכול להתבסס על תשתית אחידה אחת וליצור מערך תקשורת מתקדם בלחיצת כפתור.

את המרכזייה בענן ניתן לבטל בכל עת או לשנות את המספרים שמחוברים אליה לפי הצורך. העסק אינו חייב להתבסס רק על מספרים מקומיים במדינה שבה הוא נמצא, והוא יכול להוסיף מספרים וירטואליים לפי הצורך, ואפילו להעניק למרכזיה אפשרות של תקשורת מעבר לים

אבטחת המידע החשוב של העסק

לצד היתרונות הרבים שצויינו לעיל, מרכזיות אלה מעניקות לעסק עוד יתרון בולט נוסף. אפשר להצפין את השיחות המועברות, ואת כל המידע החשוב של העסק באמצעות אבטחת מידע בשרת שעליו מותקנת המרכזיה. בניגוד למרכזיות אנאלוגיות שקל מאד להתחבר אליהן ולבצע האזנות לצורך ריגול עסקי, תוכנות מתקדמות מסוגלות להפוך את הנתונים העוברים במרכזיה בענן לבטוחים הרבה יותר.

ללא חיווט מיותר בתוך המשרד

כאשר מתקינים מרכזיה אנאלוגית במשרד יש לבצע חיווט בתוך הקיר או לצדו. לכן, יש להשקיע סכום גבוה יותר בהתקנה של כל אחת מהשלוחות במשרד עצמו. לעומת זאת, מרכזיה בענן אינה מחייבת חיווט ויכולה לעבוד באמצעות חיבור לאינטרנט. יש הבוחרים להתקין טלפון IP המחובר באמצעות כבל רשת, אך אין כל חובה לעשות זאת. לכן, משרדים העושים שימוש במרכזיות וירטואליות נראים טוב יותר ויכולים להיות ממוקמים בכל מקום בעולם, אפילו בשטחי עבודה המושכרים לפי שעה.

יתרון נוסף שיש לגמישות הרבה בשלוחות היא היכולת לצאת לחופשה בחו"ל ולהמשיך לעבוד כרגיל עם השלוחה המקוונת. כך, העסק ממשיך לפעול כרגיל עם השלוחות הקיימות, ולקוחות החברה זוכים לקבל שירות איכותי באותו מספר אשר לו התרגלו להתקשר לאורך כל השנה.

לסיכום, מרכזיות וירטואליות בענן מעניקות לעסק גמישות רבה, ואפשרות להרחיב או לצמצם את כמות השלוחות בעסק בקלות. כל שלוחה יכולה לקבל מגוון רחב של מאפיינים כמו העברת שיחה, הקלטת שיחה, תא קולי למייל ואפשרויות נוספות. ההתקנה של המרכזייה הזו אינה אורכת זמן רב וניתן לשדרג את העסק ביום אחד בלבד לפתרונות תקשורת החדשניים ביותר בזמן קצר וללא צורך בהוצאות כבדות על חיווט המשרד.