בעסקים ממש כמו בקשרים בין-אישיים יש חשיבות מכרעת לקיום תקשורת תקינה. בעולם המהיר של ימינו אפשרויות התקשורת העומדות לרשותם של עסקים מתפתחות ללא הרף ומציעות פתרונות חדשים לדרכים מיושנות. אותם פתרונות מאפשרות לעסק לשמור על תקשורת רציפה ואיכותית עם לקוחות או שותפים עסקיים, תוך מניעת כל אפשרות של קריסת מערכות פתאומית. הבה נחקור את הסוגים השונים של מערכות התקשורת החדשות ואילו אפשרויות הן מציעות לעסקים:
מרכזיה בענן
בעבר, מרכזיה טלפונית הייתה מכשיר פיזי ומגושם שלא פעם נפל קורבן לשלל סוגים של תקלות ושגיאות. בנוסף, המכשיר עצמו היה מאבד מאיכותו במהלך הזמן והחלפתו דרשה השקעת מאמצים ומשאבים רבים מהעסק. הפתרון הטכנולוגי שנמצא לקושי זה נקרא מרכזיה בענן, זו מרכזיה שאינה דורשת מכשור פיזי כלל. מרכזיה זו למעשה פועלת על בסיס רשת האינטרנט של העסק, כך שכל המידע נשמר ומועבר בענן הווירטואלי. מערכת המרכזיה בענן יכולה לסייע לעסק במגוון תחומים שונים כמו דואר אלקטרוני, מערכות טכנולוגיות שונות ואתרי אינטרנט.
באמצעות מרכזיה בענן יכול העסק לחסוך בהוצאות רבות. ראשית, מרכזיה זו, היא פתרון תקשורת עבורו משלם העסק אך ורק בהתאם לכמות השימוש הנעשה בו. שנית, המרכזיה אינה דורשת תחזוקה שוטפת שכן היא אינה תלויה במכשור פיזי כלל, מה שמוביל לכך שגם לא תצטרכו להזעיק איש מקצוע שיתקן עבורכם את המערכת. המרכזיה גם מאפשרות חסכון במקום וכך גם מקלה על העסק מבחינת גודל החלל בו עליו להתקיים, משרד קטן יותר מוביל גם הוא לחיסכון בהוצאות. אין צורך לאחסן שום מידע או מכשור בצורה פיזית, הכל קורה בצורה וירטואלית.
המרכזיה כמובן מאפשרת גם את כל הקשור למענה ללקוחות, שמירת הודעות, הקלטת שיחות והעברת שיחות בלי שתהיה הפרעה בקווים. כמו כן, עובדי מרכזיה יוכלו לעבוד מהבית ולעשות את כל עבודתם מרחוק דרך מרכזית ענן, דבר החוסך לכם גם עלויות העסקה נלוות שונות. מרכזיה זו היא מרכזיה וירטואלית מסוג אחד, אך ישנן מספר סוגים הפועלים על תשתיות שונות ומציעים פתרונות תקשורת דומים.
מרכזיית IP
בדומה למרכזיה בענן גם מרכזיית IP אינה דורשת שימוש בציוד פיזי, אך בשונה מהמרכזיה בענן, מרכזיית IP אינה משתמשת ברשת האינטרנט אלא ברשת סלולרית. ממש כפי שהטלפונים הניידים יכולים לפעול ללא חיבור ל-WIFI אלא על הרשת הסלולרית, כך פועלת גם מרכזיית IP. מרכזייה מסוג זה גם היא מאפשרת לעסקים לשמור על תקשורת איכותית עם הלקוחות, כולל ביצוע שיחות, העברת שיחות, דואר קולי ועוד. מרכזיה זו ניתנת לחיבור על גבי המחשב למערכת שכבר מצויה במערכות העסק. ניתן לחבר גם את הטלפונים הניידים של העובדים למרכזיה זו וכך לאפשר להם לקיים שיחות הקשורות בעסק דרך המכשיר האישי שלהם. חשוב לציין כי מרכזייה זו גם היא מרכזיה לעסק שביכולתה להיות מבוססת על ענן, אך זה תלוי בסוג המרכזייה אותה בוחר העסק לרכוש.
מדוע העסק צריך לשלב פתרונות תקשורת?
בעבר מרכזיית טלפון חיברה באופן אנלוגי בין קווי התקשורת השונים במשרד ולכן יכולותיה היו מוגבלות. מערכות תקשורת עדכניות פותחות את הגבולות הללו ומאפשרות לעסקים לקיים תקשורת במגרש גדול הרבה יותר, ללא הפרעות או תקלות. אך המרכזיות המשוכללות אינן משפרות רק את התקשורת הטלפונית אלא גם מאפשרות לעסק לחסוך שימוש רב בניירת כדי לשמור תיעוד של השיחות, כך שישנו חיסכון במשאבים נוספים. כמו כן, העובד יכול להתמקד בתקשורת עם הלקוח או הקולגה ולהיות בטוח כי הכל מתועד בצורה הטובה והמאובטחת ביותר.
כמובן שהעובדה שהעברת המידע אינה מתבצעת על בסיס מערכת אנלוגית אלא בצורה וירטואלית, אינה מחייבת את המכשיר להימצא בהכרח במשרד אחד. כלומר, ניתן להעביר מידע בקלות רבה גם ממקום אחד למשנהו ואפילו לבצע תקשורת עם משרדים בחו"ל בעלות מוזלת מאוד. אגב, פתרונות תקשורת אינם מתאימים אך ורק לעסקים העובדים במקום קבע, הם מתאימים מן הסתם גם לעסקים וירטואליים בהם לרוב עובדים מהבית. כך, כל העובדים והמידע יכול לעבור בקלות רבה ואיגוד הנתונים יעשה במקום אחד.
ישנם מערכות תקשורת בעלות אלמנטים נוספים המאפשרים גם שליחה של דיוור אלקטרוני או מסרונים, אותם ניתן להתאים לפעילות העסק בקלות רבה. ישנם בימינו לא מעט עסקים השומרים על קשר עם לקוחותיהם בצורה זו ממש.
איך בוחרים את פתרון התקשורת לעסק?
כדי לעשות את הבחירה הנכונה בפתרון תקשורת יש כמובן לוודא שישנה התאמה לתקציב העסק. ככלל פתרונות תקשורת נועדו לייעל גם את ההוצאות של העסק ולא לגרוע מהן, אך עדיין שישנם אופציות ופיצ'רים שיעלו יותר מאשר אחרים.
חשוב לוודא כי ספק מערכת התקשורת מציע גם שירות ממעלה ראשונה, שיספק לכם מענה בכל שאלה, במיוחד בימים הראשונים בהם העסק עוד מסתגל לשינוי. כמו כן, יש לוודא כי תפעול המערכת הוא נוח למשתמש, כדי להבטיח עבודה חלקה וקלילה ככל הניתן. פתרון התקשורת הנכון יזניק את העסק שלכם קדימה.
