בשנים האחרונות ירדו מחירי מרכזיות ה- IP משמעותית וכיום פער המחירים בין מרכזיית TDM דיגיטלית רגילה למחירי מרכזיות IP מאפשר לעסקים מכל הסוגים, לרבות ה- SMB (עסקים קטנים) לרכוש מרכזייה מתקדמת וליהנות מפתרונות איכותיים ומשתלמים יותר. מרכזיית VOIP מצעידה את העסק לחזית הטכנולוגיה ומאפשרת לו ליהנות מיתרונות רבים:
- חיסכון כספי ניכר ומשיפור תהליכי העבודה בעסק
- ניתן להשתמש בתשתיות הקיימות ואין צורך לשדרג או להשקיע ממון רב בהתקנת או בהחלפת התשתיות בעסק
- קל יותר לנהל את התשתית וחוסכים בעלויות התקשרות לספקי תקשורות
- ניתן לחבר את המרכזייה למערכת CRM או לתוכנות ייעודיות בעסק ולשפר ולייעל את נושא הזמינות ללקוחות ואת נושא תהליכי המכירה והשירות
- ניתן לתעד את השיחות ולפקח עליהן באמצעות הקלטה וגיבוי
- קל להפיק דו"חות מעקב ובקרה על הפעילות המתבצעת דרך המרכזייה
- ניתן להגדיר מכשירים סלולאריים כשלוחות המפנות את השיחות לנציגי שירות העובדים מביתם, לסוכנים העובדים בשטח ולעובדי החברה הנמצאים לרגל עיסוקם בעיקר מחוץ למשרד.
הסוגים העיקריים של מרכזיות IP
חשוב לדעת כי ישנם 4 סוגים עיקריים של מרכזיות IP– מרכזיית IP Centrix, מרכזייה היברידית, מרכזיית Pure IP ומרכזיית אסטריקס. לכל מרכזייה יתרונות וחסרונות ולכן בבחירת מרכזיית VOIP לעסק, חשוב לקבל ייעוץ ולהתאים את המרכזייה לצרכי העסק ולאופי העבודה. בהקשר לכך, הכרחי לחשוב קדימה ולרכוש מרכזייה מתקדמת במידה והעסק נמצא בשלבי התפתחות ועומדים לגייס עוד עובדים, מתכננים לפתוח נציגויות בחו"ל או זקוקים לפתרונות מתקדמים כמו ניהול תורים, מענה קולי ממוחשב ועוד. כדאי לדעת כי המעבר ממרכזייה דיגיטלית למרכזיית IP הוא קל ועובר במהירות ללא צורך בהשקעות כבירות למעט עלות הרכישה וההתקנה של המרכזייה בעסק. המעבר החלק והמהיר הוכיח את עצמו ברוב בתי העסק שבחרו לשדרג את המרכזייה והם זוכים לפתרונות מתקדמים יותר, לאיכות קול משופרת, לייעול תהליכי העבודה ולחיסכון ניכר בעלויות התקשורת והשיחות בארץ, לחו"ל ותקשורת פנים ארגונית.
יעילות בעבודה
מרכזיות IP הינן מרכזיות קלות ונוחות לתפעול ולאחר הדרכה בת מספר שעות רוכשים עובדי החברה את הידע הנדרש להפעלת המרכזייה ולהתאמתה לצרכי העסק ולשיטות עבודה הנהוגות בו, תוך ייעול תהליכי השירות, המכירות והמענה הקולי. המרכזייה החדשה מעניקה יכולות חדשות לעסק ומציבות אותו בחזית הטכנולוגית המקדמת. ייעול העבודה בארגון כמו קפיצת מסכים של תוכנת ה-CRM בעסק או מסכי ה- Outlook בזמן שיחה מלקוח או מספק – מאפשרות לפקח ולעקוב טוב יותר אחרי אופן העבודה והשירות וניתן לבצע סליקת כרטיסי אשראי במהירות. שיפור ביעילות העבודה בעסק חוסכת משאבים רבים, מקצרת תהליכים ותורמת לעליה בהכנסות ולשיפור ברווחים.
פיקוח ובקרה
למרכזיית VOIP פתרונות מתקדמים בנושא הפיקוח והבקרה וניתן לתעד את השיחות היוצאות והנכנסות, לאתר מוקדי בעיות בעבודת הארגון, לעקוב בקלות אחרי הוצאות התקשורת בעסק ובאמצעות הפקת דוחות שונים ניתן לייעל את עבודת הארגון, לשפר את השירות ולהגביר את ההכנסות.
עבודה מרחוק
אחד היתרונות המשמעותיים שיש למרכזיות ה- IP היא האפשרות להמשיך לעבוד מהבית תוך יצירת שלוחה לביתו של העובד. כך עובדים יכולים, גם בזמן מחלה, להמשיך ולספק מענה ללקוחות ולעובדי הארגון וניתן אפילו לצמצם משאבים על ידי מעבר קבוע או חלקי לעבודה מהבית. אופציה זו יעילה גם לחיבור המכשיר סלולארי של עובדים הנמצאים מחוץ לעסק.
