הענן הוא כינוי כולל לכל מה שמאוחסן למעשה באינטרנט ולא בשרתים מקומיים או בחדרי תקשורת של ארגון כזה או אחר. הבשורה הטכנולוגית של העשור האחרון שדרגה באופן מהותי את יעילות העבודה ואת הגישה למידע של ארגונים על ידי כך שלמעשה, ניתן לגשת לענן בכל מקום, כל עוד יש גישה לאינטרנט. באופן זה יכולים עובדים, מנהלים ופקידים לעבוד ולגשת למידע ללא תלות במיקומם הפיזי, מה שמאפשר עבודה יעילה ומהירה יותר. כמו כן, שירותי ענן מאפשרים מקום נרחב שאינו פיזי, וכך ניתן לחסוך הוצאות תפעול עבור מקומות אחסון כמו חדרי תקשורת או שרתים מקומיים.
מרכזייה וירטואלית בענן מאפשרת לבית העסק מגוון של שירותים החל מחיבור טלפוני באמצעות האינטרנט, חיבור לציוד אנלוגי כמו פקס ואפילו עבור אזעקה לדלת, עבודה מרחוק באמצעות סמארטפונים או מחשבים ניידים, שירותים רגילים של מרכזייה כמו החזקת שיחה, שיחת ועידה, חסימת שיחות בזמן מסוים, ניתוב של שיחות, שפות ללא הגבלה וכיוצא בזה. נוסף על כך, מרכזיה בענן מאפשרת שירותים מתקדמים המתאימים לעידן המודרני של חברות במשק כמו מעגלי המתנת תורים בעלי יכולת לשיפור ביצועים, העברה למוקדי הודעות, הפניה ליעדים נכונים של שיחות, תא קולי ללא הגבלה ואף מוזיקת המתנה שנבחרת מראש ושניתנת להחלפה לכל מחלקה ומחלקה.
מרכזייה וירטואלית בענן מאפשרת גם הקלטת שיחות וכן שירותים טכנולוגיים ודיגיטליים מתקדמים כמו שליחת פקס באמצעות דוא"ל וכן קבלתו ישירות למחשב, הקצאה של מספרים לבחירה, האזנה לשיחות ואף סנכרון בין אנשי הקשר ששמורים בחשבון הגוגל או בחשבון אפל.
מהם היתרונות של מרכזייה בענן?
היתרונות של מרכזיה בענן או בשמה המקצועי מרכזיית IP בענן הם רבים, והראשונים שביניהם הם נוחות השימוש, יעילות הארגון וחיסכון רב בהוצאות ובתפעול העסק.
- נוחות – אם בעבר לקוחות ועובדים היו נזקקים לגישה פיזית לשירותי מרכזייה, כיום אין תלות במיקומם הפיזי של העובדים או של המזכירה. למעשה, גם לקוחות וגם עובדים יכולים להיעזר בשירותי מרכזיית IP בענן בכל רגע נתון, מהמחשב האישי שלהם וללא תלות בזמני הגעה של המזכירה האנושית למשרד. באמצעות מרכזייה בענן ניתן לגשת לדוחות של החברה, לחשבוניות של לקוחות, לשלוח דוא"ל, לחפש אחר חומרים מבוקשים ומידע נדרש ולא לחכות אפילו שנייה. הדבר מאפשר נוחות עבודה רבה יותר, וכתוצאה מכך גם משתפרת יעילות העבודה והשירות.
- יעילות– כאשר אין תלות בגורם אנושי וניתן לעשות מגוון פעולות דרך האינטרנט 24 שעות ביממה, 7 ימים בשבוע, העבודה מתנהלת בצורה יעילה יותר, לקוחות מקבלים שירות טוב יותר והתהליכים אינם נבלמים ואינם ממתינים למענה אנושי הזמין בזמנים מאוד מוגדרים, זמנים שלא תמיד מתאימים לרוב האנשים.
- חיסכון– השירותים שמרכזייה בענן מאפשרת לכם כבית עסק, הם שירותים שללא המרכזייה בענן, היו עלולים להיות כרוכים בהוצאות תפעול גבוהות מאוד. כאשר יש מרכזיית IP בענן, הדבר מאפשר חיסכון רב וריכוז של מגוון רחב של שירותים בגורם אחד המבטיח לכם שקט, חיסכון והשקעה בתפעול
מה חשוב לעשות כאשר בוחרים במרכזייה וירטואלית בענן?
מרכזיית IP בענן היא בהחלט שדרוג וצעד קדימה בכל מה שנוגע לתפעול חברות במשק ולהתקדמותן לעולם הדיגיטלי, אך חשוב לבחור שירות שיהיה מאובטח ושיגן על המידע העסקי שברשותכם. המרכזייה מכילה הרבה מידע רב וחשוב לחברה, טלפונים של אנשי קשר, עובדים, מנהלים ולקוחות, תכתובות הקשורות לאסטרטגיה, תמחור וכיוצא בזה, פקסים שמגיעים ממקומות שונים, מידע כלכלי וכספי של החברה ושל לקוחות ועוד. כל המידע הזה "יושב" בענן ברשת האינטרנט ולכן יש חשיבות רבה להגנה על המידע הזה באמצעות שירות של אבטחת מידע. חשוב לציין שאבטחת מידע היא תחום רחב הקשור גם לאמצעים טכנולוגיים ודיגיטליים שיש לנקוט בארגון אבל גם להעלאת מודעות בקרב העובדים המתחברים למידע בענן דרך האינטרנט הביתי שלהם.
