מחשוב ענן הפך מזמן למרכיב בסיסי בארגונים קטנים וגדולים. מדובר ברשת תקשורת המאפשרת אחסון וגישה מהירה למאגר של נתונים. ישנם כמה סוגי עננים. ענן ציבורי המשרת מספר ארגונים באמצעות צד שלישי. ענן פרטי המשרת ארגון אחד ומופעל על ידו בלבד ורק לו יש גישה אליו. ענן היברידי משולב ומבוסס בחלקו על ענן פרטי ובחלקו על ענן ציבורי. האחרון הוא ענן שיתופי שמשמש מספר ארגונים עם מכנה משותף.
מרכזיות וירטואליות בענן
גם מרכזיות הפכו בשנים האחרונות לכאלו המבוססות על שירותי ענן. הן מחליפות את המרכזיות הישנות המבוססות על קווי תקשורת. במרכזיות וירטואליות כל שלוחות הטלפון מחוברות לרשת האינטרנט המהיר דרכו עוברים הנתונים לחוות השרתים. כל ארגון מקבל הרשאות גישה לנתונים ויכול לגשת אליהם מכל מקום ובכל זמן. השימוש במרכזיה חיצונית כרוך בתשלום ומתומחר לפי חבילות שירותים משלימים המותאמים לצרכי הארגון.
מה כולל שירות מרכזיה בענן?
שירותי מרכזיה בענן מותאמים למודל עבודה היברידי והם כוללים גם שירותים משלימים. כדוגמת הקלטת שיחות, חיבור למערכות CRM , מענה דרך הסמארטפון, שיחות ועידה, ניתוב שיחות, שירות מענה קולי מותאם, שירות SMS ועוד. בנוסף, ניתנת גישה לדוחות נתונים המכילים זמני שיחה, כמות שיחות ועוד. שירותי מרכזיות IP בענן מצריכות גיבוי והצפנה מחמירה של הנתונים.
אבטחת מידע
לשירותי מרכזיה וירטואלית חיצוניים יש יתרונות רבים. אך בראש ובראשונה חשוב לדעת כי נתוני החברה מאובטחים היטב. מדובר בנתונים שמכילים תכני שיחות ופרטים אישיים של לקוחות וספקים. כל דליפה של נתונים מסוג זה עלולה להעמיד את המשכיותו של הארגון בסיכון. אבטחת מידע קפדנית, ניהול הרשאות מדויק והצפנה – יאפשרו לארגון ליהנות מהיתרונות הרבים של מרכזיות בענן.
מרכזיה וירטואלית בענן – כל היתרונות
- חסכון בעלויות – עלויות התקנה, תחזוקה ותיקונים של מרכזיה פרטית מגיעות לסכומי עתק, כך שעדיף לשלם לשירות חיצוני המציע את אותו שירות עם עלויות נמוכות באופן משמעותי ובלי כל הבלגן מסביב. ההתקנה קלה ואינה משבשת את פעילותו של הארגון.
- גמישות בפעילות החברה – המרכזיה מאפשרת מודל עבודה היברידי כך שלעובדים יש גישה לשיחות מהבית או מכל מקום שירצו בארץ ובעולם. החיים של חברות המעסיקות סוכני שטח ועובדים חיצוניים הפכו לקלים הרבה יותר.
- התייעלות – בשוק כל כך תחרותי חייבים להתייעל תוך כדי תנועה, ללמוד מהשטח ולבצע התאמות. באמצעות המרכזיה הוירטואלית בענן – השיחות מנותבות במהירות למי שפנוי, ניתן לגשת לנתונים של הלקוח ולתת שירות מהיר. כדי לא לפספס אף לקוח ניתן אף להגדיר אפשרות של קבלת SMS לטלפון הנייד בהיעדר מענה ולחזור אליו. בנוסף ניתן לגשת למאגר הנתונים, לנתח אותם ולבדוק היכן ניתן להתייעל בניהול העובדים ובשירות ללקוחות.
- שירותים משלימים – המרכזיה אינה רק שירותי ניהול שיחות ואחסון. מדובר גם בשירות מקיף שכולל חיבור למערכת דיוור, פקס, מייל, הקלטות שיחה, המתנה מוזיקלית, תאים קוליים ועוד. כל ארגון יכול לבחור לעצמו את השירות המשלים הנכון עבורו ולבנות את המערך שיסייע לו לנהל את העסק באופן המיטבי..
לסיכום
לכל ארגון יש את המאפיינים הייחודיים לו. עסק משפחתי קטן אינו דומה לחברה המנהלת מספר שלוחות בארץ ובעולם. לכן, לפני בחירת הספק – חשוב להגדיר את הצרכים לפי פעילות החברה. לאחר מכן מומלץ לקבל מספר הצעות כדי לבדוק את ההתאמה המקסימלית של השירותים הנדרשים ורק אז לבחור את הספק. חשוב לשים לב שיש שירות ותמיכה זמינים 24/7 כדי לא להגיע למצב שפעילות החברה מושבתת ויגרמו לה נזקים תדמיתיים וכספיים.
