אתם רוצים לתת ללקוחות שלכם את השירות המושלם, אך העובדים שלכם נמצאים בפגישות כל העת ולא תמיד יש אדם פנוי לקבל את השיחות. למרבה המזל, כיום יש מגוון רחב של פתרונות לבעיה הזו. הסוד טמון בחיבור המרכזייה שלכם לאינטרנט, והוספת שלל מאפיינים שמקלים על התקשורת עם לקוחות וספקים לאורך היום כולו. במאמר זה נדון לעומק ביתרונות של מרכזיות IP אלה.
איך מחברים את המרכזייה לאינטרנט?
אם היום אתם עובדים עם מרכזיה אנלוגית, סביר להניח שלא תוכלו לחבר אותה לאינטרנט. אך, בעלות לא גבוהה תוכלו לשדרג את העסק באמצעות מרכזיה וירטואלית או מערכת טלפוניה הפועלת באמצעות מכשירי טלפון המחוברים לאינטרנט.
בפועל, אינכם צריכים לקנות שלוחות חדשות. העובדים שלכם יכולים לעבוד מכל מקום עם הטלפון הנייד שלהם, שעליו מותקנת תוכנה שמחוברת למרכזיה ראשית. כאשר לקוח מתקשר ומגיע לשלוחה שלהם, השיחה יכולה לעבור באופן אוטומטי לאותו מכשיר נייד. אם העובדים נמצאים בבית או במשרד, הם יכולים גם להתקין את התוכנה המתאימה לשיחות IP ולבצע את השיחות ישירות מהמחשב.
ניטור חכם של מחלקת המכירות ושירות הלקוחות
למרכזייה הזו יש יתרון בולט בתחום נוסף – שיחות מכירה בכמות גבוהה. כאשר מתקינים מרכזיה בענן הפועלת על גבי המחשב, ניתן להשתמש בקבצי אקסל ולבצע התקשרות באמצעות העתקה ידנית של המספר ישירות לתוכנה או באמצעות כפתור "Click to Call".
במקביל להתנהלות השיחה, קיימת מערכת הקלטת שיחות המתעדת אותה בספרייה מיוחדת, באמצעותה ניתן להגיע לכל אחת מהשיחות מאוחר יותר, ולהאזין לה במלואה.
אם אתם רוצים לנטר את השיחות המתבצעות על־ידי העובדים במחלקת שירות הלקוחות המקבלת שיחות נכנסות, הקלטות אלה ישמרו אף הן. אתם יכולים לבחור לשמוע את ההקלטות לפי שלוחה, לפי מספר טלפון של הלקוח או בהתאם לטווח תאריכים מוגדר מראש.
קלות רבה מאד בהגדרת שלוחות
אם עד היום הייתם צריכים להשתמש בטכנאי טלפוניה כדי להגדיר את השלוחות בעסק או לשלם הון על מרכזיה חיצונית, היום השליטה עוברת לידיים שלכם. אתם יכולים להיכנס לכתובת של פורטל המרכזייה ברשת, ולנהל בעצמכם את כל השלוחות.
תוכלו ליצור שלוחות לעובדים חדשים במספר שניות, ואף לשלוט בסדר ההתקשרויות כאשר יש שיחה נכנסת לעסק. למה הכוונה? תוכלו להגדיר שקודם השיחה מגיעה למזכירה ורק אחר כך, אם לא נענתה, מועברת למחלקת השיווק, למשל.
זאת ועוד: אתם גם יכולים ליצור מרכזיה שבה כל השיחות מצלצלות במקביל בכל השלוחות וכל נציג פנוי יכול לענות עליהן. אפשרות זו מתאימה לעסקים שבהם יש כמות גדולה של שיחות המגיעה למחלקה.
שלוחות המוגדרות בשירות מרכזית IP כוללות את כל המאפיינים של מרכזיה אנאלוגית, לצד מאפיינים נוספים שלא קיימים בכל מרכזיה. למשל, אפשר ליצור "רשימה שחורה" של מספרים שאינכם רוצים לקבל מהם שיחות או "רשימה לבנה" של מספרים שרק מהם תרצו לקבל שיחות. "רשימה לבנה" מתאימה למשל לשלוחה של מנכ"ל החברה שאינו רוצה לקבל שיחות חיצוניות מלבד מהסמנכ"לים הבכירים בעסק. "רשימה שחורה" יכולה לחסום שיחות ספאם.
כמה עולה להתקין מרכזיה כזו?
שירותי מרכזיה לעסק הבנויים על טכנולוגיית ענן מתומחרים לפי כמות השלוחות, מספר דקות ההתקשרות, תשלום חודשי ומאפיינים נוספים. לכן, אין מחיר אחיד לשירות.
מומלץ להיוועץ בשירותיה של חברה המתמחה בתחום שתוכל לסייע לכם לבצע את ההגדרות הראשוניות של המרכזייה, תוך שילוב כל המאפיינים הרלוונטיים לפעילות היומיומית של העסק. כך, תוכלו לבנות את החבילה המתאימה לכם ביותר, במחיר הטוב ביותר.
לסיכום, מרכזיה בענן יכולה לשדרג את העסק בתוך יום אחד בלבד ולהעניק לו את כל הפונקציונליות של מרכזיה אנאלוגית חכמה, והרבה יותר. נסו לדמיין איך העסק שלכם היה מתפקד עם המרכזייה משנה שעברה, ותכננו את השנה הבאה טוב יותר.
