מהפכת הענן מאפשרת לעסקים רבים לאמץ פתרונות גמישים, המאפשרים להם נגישות מרבית למידע ארגוני באופן מוצפן ומכל מקום בעולם. אחד מהשירותים החשובים הללו הינו מרכזייה בענן. מהי מרכזייה בענן? כיצד פועלת ההפעלה שלה וכיצד ניתן לשפר באמצעותה את רמת השירות?
מרכזיה בענן נותנת מענה מלא לשירותי מרכזיה לעסק, כאשר הענן הוא שם כולל לחוות שרתים מאובטחת המאפשרת לאחסן מידע באופן מוצפן, הנגיש באמצעות שם משתמש וסיסמה. המידע בענן מאובטח מפני וירוסים שונים לרבות וירוס כופר ומאפשר לארגונים לייתר את הצורך בהחזקת חדרי שרתים פרטיים וכן צוות תמיכה לתחזוקה שוטפת. בשונה ממה שנהוג לחשוב על מרכזיות, מרכזיה וירטואלית מאפשרת לכל עסק ליהנות משירותי טלפוניה מתקדמים הן על ידי קווים נייחים והן על ידי כל מכשיר נייד המחובר לרשת האינטרנט של הארגון ובמקרים מסוימים גם לאפליקציה ייעודית.
מהי מרכזייה בענן?
מרכזיה בענן נותנת מענה מלא לשירותי מרכזיה לעסק, כאשר הענן הוא שם כולל לחוות שרתים מאובטחת המאפשרת לאחסן מידע באופן מוצפן, הנגיש באמצעות שם משתמש וסיסמה. המידע בענן מאובטח מפני וירוסים שונים לרבות וירוס כופר ומאפשר לארגונים לייתר את הצורך בהחזקת חדרי שרתים פרטיים וכן צוות תמיכה לתחזוקה שוטפת. בשונה ממה שנהוג לחשוב על מרכזיות, מרכזיה וירטואלית מאפשרת לכל עסק ליהנות משירותי טלפוניה מתקדמים הן על ידי קווים נייחים והן על ידי כל מכשיר נייד המחובר לרשת האינטרנט של הארגון ובמקרים מסוימים גם לאפליקציה ייעודית.
כיצד פועלות מרכזיות IP?
כשמן כן הן – מרכזיות IP הן מרכזיות ווירטואליות המאפשרות גישה לכל קווי הטלפון בארגון באמצעות רשת האינטרנט. תמלילי שיחות, פקסים, מידע מתוך מערכות ייעודיות לניהול לקוחות, יישומים פנים ארגוניים לניהול מערך הלוגיסטיקה והתפעול, אתרי הארגון ועוד. כולם מאוחסנים תחת שרת ייעודי לארגון וכחלק מחוות שרתים מאובטחת. התקנת המרכזייה נעשית באמצעות תוכנה חיצונית המורכבת על שרת המחשב של הארגון. בדומה לתפקידה הקלאסי של המרכזייה, היא מאפשרת לנתב שיחות פנים ארגוניות להקצות שלוחות (מספר פנים ארגוני מקוצר) לכל משתמש בארגון ולאפשר שיחות חינם מכל מקום בעולם, להקליט שיחות ואפילו לשלוח פקסים ללא תלות במכשיר פיזית אלא על ידי ממשק וירטואלי שמאפשר לשלוח אותו דרך מכשיר הטלפון הנייד.
כיצד ניתן לשפר באמצעות מרכזיה וירטואלית את רמת השירות בארגון?
כפי שניתן לראות יתרונותיה של מרכזיה לעסק רבים ומאפשרים לשפר את רמת השירות באופנים שונים:
- מידע נגיש וזמין בכל ימות השבוע ובכל שעה- המרכזייה אינה תלויה במשתמש או מפעיל, חוות השרתים עובדת באופן שוטף ולכן ארגונים פנים ארציים וכן ארגונים המחזיקים סניפים במקומות שונים בעולם, נהנים מנגישות מלאה למידע לרבות: שיחות טלפוניות ופקסים, זמינות ונגישות המידע מאפשרים לקבל החלטות עסקיות מהירות, מחברים בקלות בין חברי הארגון, מאפשרים לעקוב אחר תהליכים עסקיים ותורמים לפתרון יעיל לבעיות שוטפות.
- חיסכון בעלויות התפעול- כיוון שמרכזיות IP מחוברות לארגון על ידי תוכנה, הרי שאין הגבלה על נפח אחסון המידע, אין צורך בביצוע גיבויים ועצירת פעילות ויותר מכך אין צורך להחזיק בנכסי דלא ניידי יקרים המאכלסים חוות שרתים או חדרי שרתים גדולים. למעשה באמצעות הטכנולוגיה, הארגון זוכה לחסוך בעלויות של עשרות ואף מאות אלפי שקלים בשנה. ארגונים אשר נדרשים לאחסון רחב יכולים בכל רגע נתון להגדיל את חבילת האחסון שלהם בענן וליהנות מרמת שירות ההולמת את הצמיחה שלהם. תכונה זו מאפשרת חיסכון מתמשך ומשתלם לאורך זמן.
- זמינות גבוהה יותר- עם מרכזיה ארגונית וירטואלית, העובד "לוקח את המשרד לשטח". אנשי שטח, מכירות, סוכנים, פקחים, תועמלנים ושליחים כל אלו נהנים מזמינות גבוהה של מידע ונגישות מרבית לחברי הארגון השונים בלחיצת כפתור בלבד בטלפון הנייד.
- חיבור קל ופשוט- בשונה ממרכזיה פיזית הדורשת קווי טלפון, אנשי מקצוע טכניים, כבלים והתבססות על תשתית שרתים עם נפח אחסון נתון. מרכזיה בענן נהנית מחיבור וירטואלי, המבוסס על תשתית רשת האינטרנט, שנמצאת בכל ארגון. למעשה, אין כל צורך בשום חיבור פיזי, כיוון שהיא מבוססת על תוכנה
- חלוקת האחריות בסוגיית אבטחת המידע- בשונה ממרכזייה פיזית המבוססת על מאמצי העסק לאבטח את המידע (באמצעות חומות אש, כרטיסי כניסה מאובטחים לרשת, פעילות הסברתית להגנה על מידע ארגוני וכדומה) במרכזייה וירטואלית חלוקת האחריות על אבטחת המידע מוטלת גם על ספק שירותי המרכזייה. נקודה זו הופכת ליתרון משמעותי כאשר בוחרים בספק אמין ועתיר ניסיון.
לסיכום, רשת האינטרנט מותחת את גבולות הארגון ומאפשרת לו להיות זמין ונגיש יותר מכל מקום ונקודת זמן. עסקים הבוחרים לבסס את שירותיהם על מרכזיות וירטואליות נהנים מרמת שירות וזמינות גבוהה בקרב חברי הארגון. מרכזייה ארגונית המבוססת על הענן מתאימה לעסקים מקומיים כמו גם לעסקים המחזיקים סניפים בכל העולם, היא מאפשרת לעסק לגדול באופן גמיש, ללא התבססות על תשתיות פיזיות ולחסוך בעלויות תפעוליות לאורך זמן.
