כיצד מרכזיה בענן מייעלת עסקים ברחבי הארץ והעולם?

אם אתם חולמים לייעל את התקשורת בעסק יש דרך אחת פשוטה ויעילה לעשות זאת. הוספה של מרכזייה הפועלת על גבי רשת האינטרנט והופכת את מלאכת הוספת השלוחות לקלילה ופשוטה. לשירות זה יש יתרונות רבים וניתן להטמיע אותו בתוך שעות ספורות בעסק קטן או ארגון גדול. במאמר זה נעסוק בהרחבה ביתרונותיה של מרכזייה זו

כיצד עובדת מרכזייה וירטואלית?

בעבר, תקשורת פעלה רק על גבי קווים אנאלוגיים, אך עם השנים נוספו גם אפשרויות חדשות. המובילה ביניהם היא מרכזייה וירטואלית שמותקנת על גבי שרת בעסק או מחוץ לו. בדומה לאתר האינטרנט שמותקן על שרתים חיצוניים, גם המרכזייה הזו היא שירות ולא מוצר. היא כוללת ממשק ניהול שאליו יכול להיכנס אדם מורשה בעסק ולהוסיף מאפיינים חדשים.

מה המאפיינים של מרכזיות אלה?

לשיטה החדשנית של מרכזיות IP בענן יש מגוון עצום של מאפיינים, החל מיתרונות כמו הקלטת שיחה, ביצוע חיוג במקביל למספר קווים שונים, העברה של שלוחה ישירות לטלפון הנייד, מצב "נא לא להפריע", מזכירה אלקטרונית חכמה שאליה ניתן לגשת מכל מקום ואפילו לקבל את ההודעה באי־מייל, הוספה של פקס למייל באחת השלוחות ואין־ספור מאפיינים נוספים. יש המשתמשים במרכזייה זו גם בחייגן מיוחד שמסוגל להתממשק עם תוכנות CRM או תוכנת הנהלת חשבונות ולייעל את השיחות היוצאות מהעסק.
לא בכדי, הרשימה הארוכה של המאפיינים הללו מעודדת בעלי עסקים רבים לוותר על המרכזייה הישנה ולחפש פתרון תקשורת שמתאים לצרכים המשתנים של העסק, בעולם מבוזר שבו עסקים רבים מפעילים סניפים בארץ ובחו"ל.

הגמישות הרבה של המרכזיות בענן

אחד מהיתרונות של פתרונות תקשורת אלה שהתעצמו במיוחד בשנת 2020 (לאור המשבר שהעביר רבים לעבוד מביתם) הוא הגמישות הרבה של המרכזיה. בתוך דקות אחדות אפשר להעביר את כל העובדים לעבודה מרחוק, תוך ביצוע שינויים מינימליים בהעברת השיחות. ארגונים רבים גילו כי מרכזיה וירטואלית בענן מאפשרת להשאיר את השלוחות של מחלקת המכירות זהות לחלוטין לשלוחות שהיו כאשר העובדים שהו במשרדים. אך, כעת, המספרים עוברים לטלפונים הניידים של העובדים והם ממשיכים בעבודתם השוטפת.
זאת, בניגוד לחברות שלא רכשו מרכזיה בענן והיו צריכים להתחיל לבצע "עקוב אחרי" לכל אחת מהשלוחות בעלות עצומה או להזמין מומחה תקשורת לעסק שינתב מחדש את השלוחות של המרכזייה האנאלוגית. בהחלט לא פשוט.

ניטור ומעקב אחרי העובדים

 קיים יתרון נוסף לשימוש במרכזיות ענן עבור העסק. ניתן לנטר באופן שוטף את פעילות העובדים באמצעות האזנה לשיחות המוקלטות. השיחות יכולות להיות שמורות בפורטל מיוחד עם נתונים על כל שלוחה. כך, ניתן לראות כמה שיחות כל עובד ביצע, מה אורך השיחה וכן לשמוע את ההקלטות של השיחות עצמן לבקרת איכות.
מעבר לניטור העובדים, הקלטות אלה יכולות לשמש כהוכחות עתידיות בבית־במשפט במקרה שלקוח טוען שלא הובהרו לו פרטי העסקה הטלפוניים בצורה נהירה.

בניגוד לכל מרכזיה לעסק הפועלת באופן אנאלוגי, את המרכזיות בענן אין חובה להטמיע עם טלפוניים פיזיים. ניתן להשתמש במכשיריי IP חכמים, לחבר את הטלפוניה למחשב או להשתמש רק בטלפונים הניידים של עובדי החברה באמצעות אפליקציה ייעודית. אם אתם בכל זאת מעוניינים להשתמש במרכזייה המחוברת לקיר, ניתן לעשות זאת באמצעות שלוחות המחוברות למחשב או לחיבורי הרשת במשרד.
הגמישות הזו מאפשרת התקנה מהירה ונוחה, ללא כל צורך בשימוש בטכנאי תקשורת. לאחר הדרכה קצרה ניתן להגדיר את הקווים ואת השלוחות בעסק, להקליט הודעה קולית ואפילו להוסיף מוזיקה לפני ניתוב השיחות. מבחינת הלקוחות המתקשרים לעסק לא יהיה שום הבדל בין חיוג למרכזייה אנאלוגית לבין שירות ענן מקצועי.

איך מטמיעים מרכזיה בענן בעסק?

בניגוד לכל מרכזיה לעסק הפועלת באופן אנאלוגי, את המרכזיות בענן אין חובה להטמיע עם טלפוניים פיזיים. ניתן להשתמש במכשיריי IP חכמים, לחבר את הטלפוניה למחשב או להשתמש רק בטלפונים הניידים של עובדי החברה באמצעות אפליקציה ייעודית. אם אתם בכל זאת מעוניינים להשתמש במרכזייה המחוברת לקיר, ניתן לעשות זאת באמצעות שלוחות המחוברות למחשב או לחיבורי הרשת במשרד. הגמישות הזו מאפשרת התקנה מהירה ונוחה, ללא כל צורך בשימוש בטכנאי תקשורת. לאחר הדרכה קצרה ניתן להגדיר את הקווים ואת השלוחות בעסק, להקליט הודעה קולית ואפילו להוסיף מוזיקה לפני ניתוב השיחות. מבחינת הלקוחות המתקשרים לעסק לא יהיה שום הבדל בין חיוג למרכזייה אנאלוגית לבין שירות ענן מקצועי.

איך אפשר להזמין מרכזייה כזו לעסק?

כדי להתחיל להטמיע מרכזיות לעסקים בטכנולוגיות ענן, כל מה שצריך זה רק ליצור קשר עם חברה המספקת את שירותי הטלפוניה המתקדמים הללו. החברה יכולה להקצות לכם מספר חדש או לנתב מספר ותיק לשירות. כדאי לדעת כי כל מרכזייה לעסק היא בעלת מספר אין סופי של שלוחות, אך עשויה להיות עלות נוספת לכמות גדולה מאד. חלק מהמרכזיות גם מתאימות לתקשורת בין מדינות שונות, למשל ניתן להוציא שיחה מארה"ב לישראל או מישראל לארה"ב באמצעות המרכזיה עצמה.
לסיכום, אם אתם מחפשים את הדרך המהירה והזולה ביותר לייעל את שירותי התקשורת בארגון שלכם, מרכזיית IP היא הדרך הקלילה והנוחה ביותר לעשות זאת.