מחפשים דרך נוחה ומשתלמת לנהל את כל פתרונות התקשורת בעסק, עם מגוון רחב של מאפיינים וגמישות מלאה? כנראה שהדרך שבה הפעלתם את המרכזייה עד היום אינה האופטימלית עבורכם. בעשור האחרון חברות רבות עברו לאלטרנטיבה המועדפת, שימוש ברשת האינטרנט (הענן) לצורכי התקשורת בחברה. במאמר זה נדון בהרחבה ביתרונות השירות החדש.
משנים את הדרך שבה חייגתם עד היום
כיום, חברות רבות עוברות לשירותי מרכזיה וירטואלית. בניגוד למרכזיות האנלוגיות המחוברות בחיווט טלפוני, מרכזיה זו עובדת בפועל על גבי רשת האינטרנט שנהוג לכנות "ענן".
ההתקשרות מבוצעת על גבי טלפון מיוחד המחובר למחשב או לרשת, ויכולה גם להתבצע באמצעות אפליקציה מיוחדת שמורידים למכשיר טלפון נייד או בתוכנה על המחשב. לשיטה הזו יש לא מעט יתרונות משום שאפשר להוסיף מאפיינים בקלילות ולנהל את המרכזייה בעצמכם, ללא שימוש בטכנאי תקשורת.
מה היתרונות של המרכזייה החדשנית?
רבים משתמשים בשירות החדשני בזכות היתרונות הרבים שהוא מעניק לחברה. מרכזיה בענן יכולה לעבוד מכל מקום בעולם. לכן, אם יש עובדים שנמצאים בביתם (כמו בתקופת הסגר ב-2020) או עובדים ממדינות שונות, כולם יכולים לקבל שיחות באותו מספר טלפון בשלוחות נפרדות.
בנוסף, מרכזיה זו כוללת מערכת הקלטת שיחות שאליה אפשר להגיע ישירות מהאינטרנט. ניתן לבצע חיפוש לפי מספר טלפון או שעת התקשרות ולמצוא שיחה שבוצעה עם לקוח או שותף עסקי.
את השיחות הללו ניתן להשאיר בענן או להוריד למחשב ולשמור ארכיון של כלל השיחות שבוצעו בעסק. מתי תכונה זו משמעותית במיוחד? אם יש מחלוקת עם לקוח שטוען כי לא הוסבר לו שירות מסוים של החברה והוא ביצע רכישה בטעות, ניתן להוכיח לאותו לקוח בהקלטת השיחה כי הנציג פעל כשורה. תכונת ההקלטה עוזרת גם בתביעות עתידיות או לצורך בקרה וניטור העבודה של מחלקת מכירות ושירות לקוחות טלפונית.
ניהול שלוחות חכם עם מענה מהיר
בין היתרונות הבולטים של מרכזיות IP ניתן למנות גם ניהול חכם של השלוחות בחברה, תוך הוספת מאפיינים כמו צלצול בו זמנית בכל השלוחות עד שאחד מהטלפנים עונה. אפשרות זו קיימת אומנם במרכזיות אנאלוגיות כאשר כולם נמצאים באותו המשרד. אך מה עושים עם עובד אחד נמצא בארה"ב, עובד אחר בישראל ועוד עובד פועל בחברה מאירופה? עם המרכזיות החכמות בענן כולם יכולים לקבל את השיחות, והנציג הפנוי הראשון עונה לה, ללא קשר למיקומו הגיאוגרפי.
אפשרות נוספת היא ניהול של השיחות לשלוחות שונות בחיוג לפי סדר. לדוגמה, האדם הראשון שמקבל את השיחה הוא פקיד הקבלה, אם אינו זמין השיחה מועברת למנהל השיווק, אם הוא אינו זמין השיחה יכולה לעבור לעובדים נוספים או לשירות מענה אנושי חיצוני. האפשרות הזו מבטיחה שלקוחות החברה תמיד ימשיכו לקבל שירות מצוין.
מעבר לכך, ניתן ליצור ניתוב שיחות חכם. כאשר הלקוח מתקשר הוא יכול לשמוע הודעה בסגנון "לשיווק הקישו 1, לשירות לקוחות הקישו 2" וכן הלאה. כל אחת מהשלוחות הללו יכולה להיות מופנית לטלפון נייח, לטלפון נייד, למספר של פקס, לשלוחה על מחשב נייד וכדומה. מבחינת הלקוח ההתנהלות שקופה לחלוטין. הוא התקשר לאותה חברה והוא אינו מודע לסוג הטלפון שממנו נענית השיחה.
עלות השירות
רבים תוהים האם זול יותר להשתמש במרכזיות האנלוגיות או במרכזיה בענן. בפועל, מרכזיה לעסק המותקנת באופן אנאלוגי עולה יותר. זאת משום שצריך לחווט את המשרד ולדאוג למכשיר טלפון לכל עובד.
כאשר עובדים עם מרכזיה בענן העובדים יכולים להשתמש בטלפון הנייד הקיים שלהם או לענות על גבי מחשב. ניתן להתקין על המחשב שלהם תוכנה חינמית המחוברת למרכזיה בענן והתשלום הוא פר שימוש בתוספת עלות חודשית נמוכה.
הגמישות הרבה שיש למרכזיות הללו מאפשרת להקטין או להגדיל את כמות השלוחות בהתאם לצורך, וכאשר אינכם זקוקים לשירות יותר אתם מפסיקים אותו. אינכם צריכים להישאר עם ציוד יקר ללא צורך.
לסיכום, כיום עסקים קטנים וגדולים מתחילים לצרוך את שירות התקשורת המתקדמים של מרכזיות אינטרנט בענן. השירות מעניק פונקציות רבות ואפשרויות שאותן ניתן להגדיר ולנהל בעצמכם. נסו לדמיין עד כמה קל יותר לנהל את העסק עם פתרון גמיש כזה, ואיך הוא יכול להיות חלק בלתי נפרד מהשירות המצוין שתיתנו ללקוחותיכם.
