אם הגעתם לפה, סימן שכבר הבנתם את היתרונות שמרכזיה מגלמת בתוכה עבור העסק שלהם: ממש על קצה המזלג, אפשר להצביע על חיסכון במשאבים ובעלויות, שיפור הקשר שלכם עם הלקוחות והענקת שקט נפשי עבורכם. במידה ועשיתם מחקר ראוי בתחום, סביר להניח שכבר נתקלתם ביותר מהמלצה אחת להעדיף את מרכזיות ה-IP, הנחשבות למילה האחרונה בתחום בעולם ומגלמות בתוכן, פשוטו כמשמעו, את מיטב הטכנולוגיה.
המאמר הנוכחי מיועד לקחת אתכם צעד נוסף קדימה ולהתייחס לשלב הבא, האחרון למעשה בתהליך: בחירה במרכזיית IP שתתאים לצרכי העסק שלכם כמו כפפה ליד. כיצד תעשו את זה?
דפוסי השימוש במרכזיה
בצורה הנוכחית שלה, מרכזיה היא הרבה יותר ממוצר "פיזי" המונח במשרד. מרכזיות IP שינו את חוקי המשחק בתחום ומשפיעות על דפוסי העבודה בעת הנוכחית. גם בעת הבחירה במרכזיה ספציפית יש להתחשב בדפוסים הקיימים או הצפויים בעסק. צריך לחשוב האם היא אמורה לאפשר תקשורת רק בין לקוחות לבין העסק, או לחילופין גם בין אנשי המשרד עצמו, בין שלוחות שונות או אפילו בין סניפים בינלאומיים: המרכזיות השונות נבדלות ביניהן ביכולת להתאים עצמן למצבים אלה בדיוק.
לכל מרכזיה יש תכונות משלה
מרכזיה כיום, על אחת כמה וכמה מרכזיית IP, מהווה הרבה יותר מאשר קו המקשר את לקוחות העסק, המחייגים אליו, עם נותני השירותים השונים. היא בהחלט יכולה וצריכה לכלול בתוכה פיצ'רים חיוניים אחרים המקלים על התנהלות העסק עוד יותר. זה מתחיל עם אפשרויות לניתוח אוטומטי של השיחות ולמענה אוטומטי, נמשך עם פונקציות דוגמת דואר קולי, הקלטת שיחות או רישום שיחות וכולל בתוכו גם דרכים שונות להתאמת המרכזייה לצרכי העסק: פתיח ייחודי אליו ייחשפו המתקשרים בכל שיחה, למשל.
ככלל, ככל שמרכזיה מציעה מאגר גדול יותר של פונקציות כך היא נחשבת למתקדמת ביותר, ולרוב גם למומלצת יותר. מכיוון שהדבר כן עשוי להשפיע גם על המחיר שלה, עם זאת, רצוי כן להשקיע מחשבה בפונקציות שעשויות לשמש את העסק, בהווה או בעתיד, ולא רק בכאלה שנשמעות "מפוצצות" על הנייר.
הגודל כן קובע
בעת בחירת מרכזיה צריך להגדיר את גודלה, כלומר, מספר המשתמשים בארגון (או מחוצה לו) שעתידים להיעזר בה. מרכזיות IP כיום מגיעות בשלל סוגים, כך שברור שצריך לבחון את התאמתה לעסק. ברור שככל שהמרכזיה תהיה רחבה יותר, מבחינת אופני השימוש והתכונות שלה, כך עשוי לעלות מחירה. העסקים צריכים להתחשב במאפיינים ה"טכניים", הן שלהם והן של המרכזייה, ולבחור מראש במרכזיה שעשויה לספק עבורם את הפתרון ההולם ביותר. כמובן שכדי "לתרגם" את הצרכים לכדי נתונים טכניים של המרכזיה יש צורך בידע מסוים בתחום: ניתן להיעזר בייעוץ שמעניקות חברות הפועלות בתחום, אך גם מראש לחפש מרכזיות באותה קטגוריה של העסק: למשל, מרכזיה לעסק קטן.
יחד עם אלה, לא ניתן להתעלם מעובדה אחת: כל עסק צריך לחשוב על התרחיש ההגיוני (ואף הרצוי) בו הוא יגדל עם הזמן. לכן, המרכזיה רצוי לא רק שתהיה בעל מימדים המתאימים לכל גודל עסק, אלא גם כזו המציעה גמישות ראויה בתחום.
שאלת הזמינות
מרכזיה לעסק, מעצם המהות שלה, צריכה להיות זמינה סביב השעון, ולעיתים בכל רגע נתון. תקלות שונות במרכזיה, לכן, עלולות לשבש את פעילות העסק בעשרות מונים, לפגוע במוניטין שלו ואף לטמון בחובן פוטנציאל לפגיעה כלכלית ניכרת.
עסקים אשר הזמינות שלהם היא בגדר חובה צריכים לחשוב על כך מראש, כבר במעמד בחירת המרכזיה שלהם. הם יכולים לבחור במרכזיית IP הכוללת בתוכה פונקציה של מעבר אוטומטי למערכות PTNS, בעת תקלת או קריסת רשת ה-IP, כשאופציה אחרת היא להוסיף שרת גיבוי, הפועל במקביל לראשי ושבו ניתן להיעזר בעת הצורך.
