לק מעובדי המשרד שלכם עובדים כיום מביתם, בעוד עובדים אחרים שוהים בחו"ל. לעומתם, ישנם עובדים אחרים אשר מגיעים למשרד על בסיס יומיומי. כיצד ניתן לנהל ככה עסק אתם שואלים? מפחדים שמא הלקוחות יפגעו ולא יקבלו שירות הולם? במאמר זה נדון ביתרונותיה של מרכזיה וירטואלית ולמה אתם פשוט חייבים אותה בעסק שלכם.
מהי מרכזייה וירטואלית?
ראשית חשוב כי נבין מהי מרכזיה וירטואלית. מרכזיה זו למעשה היא תוכנת מחשב, שניתן להגדיר באמצעותה שלוחות בכל מקום בעולם: שלוחות במשרדים השונים, מספרי טלפון ופקס ברחבי העולם, קווים סלולריים ו/או וירטואליים – כאלו שאף לא קשורים למרכזיה באופן ישיר ועוד. הנתב, אשר אחראי על כלל הפעולות הללו יכול להימצא בעסק שלכם באופן פיזי או לחילופין בחוות שרתים בקצה השני של העולם ולהיות מחובר באמצעות האינטרנט.
מרכזיה וירטואלית בענן – היא הפתרון השני – כאשר בוחרים בשרת שאינו פיזית במשרד אלא ברשת.
אילו יכולות יש לה אשר יסייעו לעסק שלכם?
עסקים רבים גילו את היתרונות של אופרציה זו ומעדיפים לשנות את המרכזייה הרגילה שהייתה להם עד כה, בכזו של מרכזיה בענן.
זאת כיוון שלטכנולוגיה זו פיצ'רים חדשים שאינם קיימים בגרסה הקודמת, לפניכם חלק מהפיצ'רים הללו:
- מתקשרים באמצעות האינטרנט: למרכזיה בענן יש תוכנה ייעודית המאפשרת לחייג ישירות מהאינטרנט, היא יעילה במיוחד כאשר יש צורך בקיום של שיחות יוצאות מרובות כפי שצורכת חברת טלמרקטינג לדוגמה. בעידן זה המאפשר לעובדים רבים לעבוד גם מביתם, השימוש בתוכנה זו, מעניק לעובדים את האופציה להתקשר ללקוחות שלכם בקלות.
- שלוחות חיצוניות: שלוחות אלו מבוססות למעשה על קווים נייחים או ניידים וניתן להשתמש בהן מכל מקום שבו תבחרו. כמו כן, ניתן להגדיר אותן באמצעות ממשק מיוחד, המאפשר לכל עובד להגדיר לעצמו את השלוחה, כאשר קיים ממשק ניהול מסודר בעל הרשאות שונות ברשת, וכל עובד יכול להגדיר את השלוחה לנוחיותו. בין אם הוא מחליף את מספר הטלפון שלו, ובין אם הוא רוצה לקבל את השיחות בביתו.
- מספר שלוחות מקבילות: מרכזיה וירטואלית מאפשרת לכם שמספר שלוחות יצלצלו במקביל באותו הזמן. כך, כאשר לקוח מתקשר אליכם הוא יכול לקבל מענה מידי מהעובד הראשון שפנוי אפילו אם מדובר במספר סניפים שונים. שלא כמו במרכזייה הרגילה אשר מגבילה אתכם לפי מיקומה הגאוגרפי שבו נמצא הנתב. מרכזיה בענן יכולה להיות מפוצלות בסניפים שונים, ועדיין מאפשרת את השימוש בה במקביל בכל אחד מהסניפים בנפרד או בכולם יחד.
- הקלטת שיחות: חברות רבות משתמשות בפיצ'ר זה לשם בקרה ואיכות השירות. מרכזיה בענן מאפשרת הן את הקלטת השיחה, הן את שליחתה במייל והן את שמירתה בספרייה קבועה כך שניתן לשלוף אותה בכל רגע נתון.
- עקוב אחרי: אם אינכם נמצאים במשרד כרגע אך אתם מעוניינים להמשיך ולקבל שיחות מלקוחות, תוכלו לבצע זאת בקלות ע"י שימוש בפיצ'ר – עקוב אחרי. מרכזיה וירטואלית בענן מאפשרת לכם בנוסף את האפשרות של הגדרת כמה מספרים אשר יחוייגו באופן אוטומטי מראש אחד אחרי השני. למשל, אם אינכם יכולים לענות לשיחה משום שאתם בדיוק באמצע פגישה, הנתב יעביר את השיחה אל איש הקשר הבא שמוגדר לו – המזכירה שלכם, אם היא אינה עונה השיחה יכולה לעבור אל עובד במחלקת שירות לקוחות וכך הלאה.
כפי שניתן לראות אלה הם רק חלק קטן מהפיצ'רים של מרכזיה וירטואלית בענן אשר כיום נחשבת למרכזיה הטובה ביותר עבור כל עסק.
