"למכירות הקישו 'אחת'. לשירות לקוחות הקישו 'שתיים'". הודעה פשוטה שמעניקה לכם את המיתוג המתאים וממצבת אתכם כעסק גדול וותיק יותר. לאורך עשרות שנים עסקים רבים עשו שימוש במרכזיות על מנת לייעל את ניתוב הפניות בתוך העסק. אין זה משנה אם מדובר במשרד בן ארבעה עובדים או בעסק בינלאומי עם אלפי עובדים סביב הגלובוס. בעבר, המרכזיות היו מוגבלות רק לתקשורת אנאלוגית קלאסית כמו הקווים המוצעים על ידי "בזק" וחברות התקשורת הקווית השונות. כיום, האפשרויות כמעט בלתי מוגבלות. אפשר לרכוש מרכזיות IP המשתמשות ברשת האינטרנט, מרכזיה וירטואליות העובדת באמצעות מתג, מרכזיה וירטואליות בענן ומרכזיות המשלבות גם את הקווים הסלולרים בעסק ומחוצה לו. במאמר זה נכיר את היתרונות והחסרונות של כל אחד מסוגי המרכזיות על מנת שתוכלו לבצע החלטה מושכלת בשדרוג מערך התקשורת במשרדכם.
מרכזיה בסיסית: המרכזיה הקווית המוכרת
המרכזיה הבסיסית ביותר מורכבת מרשתות קווים בלבד. היא בנויה על גבי קווי תקשורת המזכירים את הטלפון הביתי שלכם ודורשת שימוש בטלפונים אנאלוגיים ויכולת הבנה ברשתות תקשורת על מנת להוסיף שלוחות, להקליט הודעות לכל שלוחה וכן כדי לבצע שינויים. בנוסף, כאשר מעוניינים להוסיף שלוחה במשרד חדש או חדר נוסף במשרד הקיים יש לבצע קידוח בקיר או לבנות תעלות תקשורת וליצור שקעים המתאימים לטלפון הקווי. היתרונות של מרכזיות אלה, הם בדרך כלל מחיר נמוך יותר והעובדה כי תוכלו להשתמש בטלפונים הקיימים בעסק שהיו מחוברים עד כה לקווים נפרדים זה מזה.
למרכזיה הבסיסית ניתן לחבר כיום טלפונים אנאלוגיים חכמים התומכים בשירותים מתקדמים יחסית משני העשורים האחרונים. בין שירותים אלה ניתן למנות: דיבורית, שיחות ועידה, חיוג חוזר, כפתור להשתקת השיחה, מעבר מהיר לשלוחה אחרת, מצב "נא לא להפריע", המתנה (עם מוזיקה או הודעה נוספת) חיוג מקוצר ועקוב אחרי או מזכירה אלקטרונית המוגדרת לכל אחת מהשלוחות. את ההודעות ניתן למשוך באמצעות הטלפון עצמו או באמצעות חיוג למספר קבוע והזנת סיסמה מרחוק.
כיום, פתרון זה מתאים אך ורק לעסקים קטנים המעוניינים לרכוש מרכזיה קווית במחיר נמוך יחסית.
מרכזיות IP
אפשרות נוספת היא מרכזיות המבוססות על תקשורת IP. תקשורת זו מקבילה לרשת האינטרנט וכוללת מגוון רחב של אפשרויות הנפתחות בפניכם. המרכזיות מחוברות באמצעות שרת הכולל את כל יישומי התקשורת במשרד עם אפשרויות הרחבה לכמות גדולה מאד של שלוחות בתוך המשרד ומחוצה לו.
בנוסף, בזכות תוכנת VPN, ניתן להתחבר באמצעות הנתב רק מחיבור אינטרנט מרוחק ולהשתמש בקו משרדי ישירות מהבית או ממשרדים אחרים המשויכים זה לזה. כיום, מרכזיות IP מסוגלות להסתנכרן עם תוכנות נוספות כמו Outloot או ישומונים המפותחים במיוחד עבור העסק וכן עם מגוון תוכנות צד שלישי.
היתרון הגדול של מרכזיות ה -IP הוא הגמישות הרבה שלהן. ניתן לתחזק את השלוחות ולהגדיר גם אלפי שלוחות שונות לסניפים מרוחקים בכל העולם. ממשק ניהול אינטרנטי מאפשר להוסיף שלוחה, ליצור מצב "עקוב אחרי" או "נא לא להפריע" בלחיצת כפתור אחת. בנוסף, ניתן לאפשר לחלק מעובדי החברה או לכל אחד מהם להגדיר בעצמו את התא הקולי עם סיסמה ולבדוק את ההודעות מכל מקום בעולם באמצעות הטלפון, אפליקציה לטלפון חכם או באמצעות המחשב. מערכות אלה מתאימות ככפפה ליד לחברות המפעילות Call Center או כוללות כמות בינונית של עובדים.
בנוסף, בעידן בו ארגונים מבוזרים, רובם מפעילים סניף ראשי וסניפים משניים ברחבי הארץ והעולם.פתרון זה מאפשר לשלוט במקום אחד בכל הקשור לתקשורת של הארגון. בעבר, רבים חששו מתחום אבטחת המידע ברשתות תקשורת המבוססות על תקשורת IP. אך, בעקבות השינויים הטכנולוגיים הרבים בשנים האחרונות, תחום זה זכה למגוון רחב של פתרונות חומרה ותוכנה מתקדמים והתקשורת הפכה למוצפנת ובטוחה יותר מרשתות תקשורת קוויות רבות.
מרכזיה וירטואלית בענן
הידעתם כי ניתן ליהנות מכל השירותים המוצעים על ידי מרכזיות IP גם באמצעות מרכזיה וירטואלית בענן? זוהי מרכזית IP לכל דבר, אך החומרה המפעילה אותה אינה חייבת להיות מותקנת בתוך המשרד עצמו. ניתן להשתמש בשירותים של חוות שרתים עוצמתית המפעילה את המרכזיה ומעניקה גם שירותים של תחזוקה מבלי שתצטרכו להזמין טכנאי בכל פעם שיש תקלה.
מרכזיות IP בענן מסוגלות להתחבר גם לשלוחות סלולריות. מבחינת המתקשר לחברה שלכם הוא חייג לטלפון קווי ובחר במספר שלוחה. מבחינתכם אתם יכולים להיות בכל מקום מסביב לגלובוס עם הטלפון הנייד או אפילו המחשב הביתי ולקבל את השיחה. כך, אתם יכולים להעניק שירות לקוחות בלתי מתפשר מכל מקום ולהמשיך לעבוד גם כאשר אתם מתניידים ממדינה למדינה.
התא הקולי שלכם ממשיך לעקוב אחריכם ואתם יכולים לבצע העברה של השיחות משלוחה לשלוחה. ניתן גם להגדיר התנהגות שיחה מראש המעבירה את השיחה משלוחה לשלוחה עד שהלקוח קיבל מענה באחת השלוחות או להגדיר צלצול בו זמנית לכל השלוחות יחדיו עד שאחת מהן ענתה.
פתרון זה מתאים למי שמחזיק ארגון בו יש כמות גדולה של סניפים או כמות גדולה של עובדים שחלקם עובד גם מחוץ למשרד. לא כל ארגון מעוניין שפתרונות הIP יהיו בתוך הארגון עצמו. חלק חוששים מנושאי תחזוקה ואחרים פשוט אינם מעוניינים לתחזק חדר שרתים במשרד הרגיש מאד לטמפרטורה ולהפסקות חשמל.
לסיכום, כיום יש מגוון רחב של פתרונות תקשורת המבוססים על טכנולוגיה קווית קלאסית ופתרונות IP ותקשורת ענן מתקדמים יותר. עם השנים ניתן לראות כי מרכזייה בענן מסוגלת לפתור אתגרים רבים הקשורים לפתיחה וסגירה של סניפים מעבר לים, לניידות של עובדים בשטח ואפילו לעבודה מתוך חללי עבודה שיתופיים מבלי שלקוחות ושותפים עסקיים יהיו מודעים לכך שהם אינם מחייגים אליכם למשרד הראשי. מומלץ להתייעץ עם חברה המשווקת את כל סוגי המרכזיות לפני ביצוע הרכישה לעסק ולבדוק מהי האפשרות המתאימה ביותר למשרד שלכם?
