מערכת הקלטת שיחות טלפון

עבור בתי עסק רבים הקלטת שיחות הינה כלי חיוני, הנדרש עבור מגוון צרכים ומטרות. על כן, חשוב לדעת שבימינו מערכות הקלטת שיחות מהוות מוצר נלווה של מרבית המרכזיות ומוקדני הטלפונים המתקדמים לעסקים, ושניתן לחברם למערכות הממוחשבות שקיימות כבר בעסק. 

מי נדרש למערכות הקלטת שיחות טלפון

מערכות הקלטה הינן חיוניות למגוון רחב של גופים וארגונים ציבוריים, עסקיים ופרטים. בין היתר משמשות המערכות משרדי ממשל, מרפאות, רשויות מקומיות וכוחות ביטחון והצלה. מאידך, במגזר הפרטי הן משמשות בין היתר בנקים, חברות ביטוח, חברות תקשורת, עורכי דין, עיתונאים וברוקרים.  בנוסף לכך, הן משמשות כל בית עסק המעניק שירותים טלפוניים ללקוחותיו, בין אם מדובר במוקדי מכירות, מוקדי שירות לקוחות, חברות סקרים או חברות הפצה.

נחיצותן של מערכות להקלטת שיחות טלפון

מערכת הקלטת שיחות טלפון נחוצה לבתי עסק וארגונים עקב סיבות וצרכים שונים, כפי שניתן לראות מהדוגמאות הבאות:

• כלי לתיעוד ואימות מידע ונתונים, שהינו חשוב במיוחד עבור עסקאות המבוצעות דרך הטלפון ללא חתימה של הלקוח, הספק או כל גורם אחר.
• אפשרות לבדיקת תלונות של לקוחות, ספקים או כל גורם אחר שיצר קשר טלפוני עם החברה.
• אמצעי הגנה תקף וחוקי מפני תביעות לא מוצדקות כנגד בית העסק.
• הפקת דוחות וסקרים.

מערכות הקלטה חכמות ומתקדמות

חשוב לדעת שבימינו מוצעות בשוק מערכות הקלטה מתקדמות וחכמות, המעניקות מענה מהיר, יעיל ומדויק לצרכי העסק. לדוגמא, מדובר במערכות גמישות ללא הגבלה בכמות העמדות הניתנות להקלטה, המאפשרות במהירות ובפשטות הוספה או הסרה של עמדות בהתאם לצרכים המשתנים. כמו כן, המערכות ניתנות להתאמה מול מרבית תוכנות הניהול שכבר קיימות בעסק, ומעבר לכך אלו הם מוצרים מאוד אמינים המוצעים בעלויות אטרקטיביות ומשתלמות במיוחד.

הגדרת צרכי מערכת ההקלטה

בעת בחירת מערכת הקלטה, הפרמטר הראשון שנבחן הוא הגדרת צרכי ההקלטה של העסק והיקף פעילותם. כך לדוגמא, יש להגדיר אם קיים צורך בהקלטת שיחות נכנסות, יוצאות או שתיהן, והאם ההקלטות מתבצעות רק עבור שיחות חוץ או גם לשיחות פנימיות. כמו כן, יש להחליט האם ההקלטה תבוצע בשעות מסוימות או מסביב לשעון. 

פרמטרים בסיסיים נוספים לבחירת מערכת הקלטה

מלבד צרכי ההקלטה של העסק ישנם עוד מספר פרמטרים חשובים לקביעת סוג המערכת., עליהם נמנים בין היתר:

• רמות אבטחה ומידור שנדרשות עבור מערכת ההקלטה.
• הגדרת תקציב עבור המערכת.
• מקום אחסון הקלטות ואופן הגיבוי, בין אם בשרת מקומי או חיצוני, או  על גבי קלטות.
• כמו בכל רכישה, ביצוע סקר שוק לבחירת מערכת הקלטה איכותית, אמינה ומומלצת.