רבים שומעים עכשיו את הביטויים הקשורים לתקשורת ענן ואינם מכירים את המושג. מהו הקשר בין עננים לטלפונים? הענן, בהקשר הזה, מייצג את רשת האינטרנט. הסיבה לבחירה במילה "ענן" קשורה לדרך שבה מיוצגת הרשת בתרשימי זרימה של עולם המחשוב והתקשורת. לכן, מדובר בפועל במערכת טלפוניה שפועלת בצורה דומה לרשת מחשבים במקום בחיבור קווי (אנאלוגי).
מדוע חיברנו את הטלפון לאינטרנט?
כעת נשאלת השאלה, מדוע בכלל לחבר את הטלפון לאינטרנט? אילו יכולות נוספות יש לרשת כזו? מרכזיה וירטואלית מעניקה למשתמשים מגוון רחב של מאפיינים שאותם ניתן לנהל בצורה דיגיטלית מכל מקום. היא כוללת שלוחות שיש להן כתובת IP, ויכולה להתחבר לכל אחד מסוגי התקשורת האחרים שאנו מכירים כמו תקשורת סלולרית (הטלפון הנייד המונח בכיס), תקשורת קווית (כמו טלפון המחובר לקיר) ואפילו סופטפון (תוכנה המותקנת על המחשב). כל אלה יכולים להיות מחוברים תחת רשת אחת, וניתן להגיע אליהם מאותו מספר באמצעות מיפוי של כל מכשיר ברשת תחת כתובת IP/טלפון שונה.
הסיבות שעסקים רבים בוחרים בשיטה של מרכזיה בענן הן רבות: מרכזיות אלה מעניקות גמישות מלאה לעסק לעבוד מכל מקום, אפשרות ניהול קלילה של השלוחות באמצעות ממשק ניהול מקוון על המחשב, הוספה של מאפיינים בקלות רבה לכל שלוחה והתאמה של המרכזיה "ככפפה ליד" למאפייני העסק.
למשל, דמיינו חנות של בעלי חיים שיש לה סניפים בכל הארץ. לקוח מתקשר ומעוניין להזמין מזון לעיר מסויימת, אבל הנציג הטלפוני באותו סניף עסוק עם לקוחות נוספים. השיחה יכולה להיות מועברת בקלות לסניפים אחרים ולצלצל בעת ובעונה אחת במספר חנויות. החנות שבה יענו ראשונים לשיחה, תקבל את ההזמנה. זהו רק אחד מהמאפיינים המתקדמים של מרכזיה כזו הפועלת בענן.
הקלטת שיחות חכמה בשליטה מלאה
מאפיין חשוב נוסף שיש למרכזיות המותקנות בענן הוא האפשרות להקליט שיחה מכל שלוחה שהיא. ניתן להגדיר את ההקלטה באופן אוטומטי או לבחור להקליט חלק מהשיחה, בטווחי זמן ידועים באמצעות לחיצה על מקשי הטלפון.
מאפיין זה מאפשר להשבית את ההקלטה בעת הצורך כדי לשמור על חוקי פרטיות המידע של הלקוח. לדוגמה, במקרה של נציגי מכירות שמקבלים את כרטיס האשראי של הלקוח ומפסיקים את ההקלטה בזמן מתן כרטיס האשראי. לאחר שהלקוח סיים להקריא את מספר כרטיס האשראי ניתן להפעיל מחדש את ההקלטה.
שלוחות מרובות המגיעות לאותו מספר
עסקים קטנים שרוצים להעניק ללקוחותיהם חווית רכישה ושירות של עסק גדול משתמשים במרכזיות ענן כדי ליצור כמות גדולה של שלוחות המגיעה בפועל למספר סלולרי בודד. למשל, אפשר להקליט הודעה מקדימה לניתוב שיחות ("למכירות הקישו 2"), ולהגדיר את המספר שאליו תגיע השיחה.
כאשר החברה גדלה עם השנים, ניתוב השיחות יהיה גמיש ואותה שלוחה יכולה להעביר למוקד מכירות שוקק חיים ללא צורך בשינוי המספר של מחלקת המכירות או שירות הלקוחות של החברה. כל המוקדנים יכולים לענות לשיחה משלוחה אחת, וניתן גם להגדיר העברת שיחות פנימיות ביניהם.
כמה עולה מרכזיה כזו?
עלות מרכזיה מקוונת המחוברת לרשת האינטרנט משתנה בהתאם לצורך של כל חברה. ככל שכמות השלוחות גבוהה יותר ויש צורך בכמות גדולה יותר של מאפיינים – המחיר עשוי לעלות. כאשר רוכשים מרכזיות, אפשר לקבל הצעת מחיר מודולרית לכל אחד מהשירותים ולהתאים אותם לעסק לפי הצורך.
היתרון הבולט של ממשק אינטרנטי לניהול המרכזיה מרחוק הוא האפשרות להרחיב את כמות השלוחות והמאפיינים של המרכזיה בזמן אמת, ולשלם בפועל רק על השירותים אשר להם אתם זקוקים בכל תקופה. למשל, בתקופות של סגר, חברות רבות העבירו את העובדים לעבודה מהבית ורכשו שלוחות רבות נוספות כדי לייעל את העבודה. לאחר שהחברה תחזור לפעול כרגיל מהמשרד, ניתן יהיה לבטל את שירות ה"עקוב אחרי" ולהמשיך לעבוד כרגיל.
לסיכום, מרכזיות בענן פותחו כדי לענות על צורך גובר והולך של ארגונים ליצירת מערכות תקשורת גמישות, נוחות לתפעול ולניהול ללא חיווט מיותר. בעולם גלובלי שבו נדרשת גמישות מלאה לעבודה מחללים שונים במדינות רבות – האפשרות הזו מעניקה יציבות רבה לתקשורת עם לקוחות וספקים. בדקו כיצד מרכזיה מקוונת יכולה לסייע גם לעסק שלכם. אין זה משנה אם מועסקים בו חמישה עובדים או מאות, פתרון תקשורת נוח זה יוכל לייעל את עבודתכם ולסייע להפחית הוצאות.
