ההחלטה לעבור משרד אינה דבר של מה בכך ויש לקבל אותה בכובד רב. להחלטה יש משמעות כלכלית עבור העסק, המעבר כרוך בתכנון מקצועי ובהוצאות רבות שיש לשים לב אליהן מראש כדי להיערך נכון כספית. לאחר שמקבלים החלטה לעבוד משרד, בין אם עוברים מקום בגלל צורך במשרד גדול יותר לאור התרחבות החברה, ובין אם עוברים למשרד חדש כדי ליהנות מתשתיות חדשות, ממיקום מרכזי ונוח יותר או מסיבות כמו צמצום עלויות או גמר חוזה, יש לתכנן גם כיצד להעביר את תשתיות המשרד בצורה חכמה, יעילה ונכונה.
איזה תשתיות חשוב להעביר למשרד החדש?
בכל משרד יש תשתיות רבות ומגוונות כגון תשתית רשת מחשבים, תשתית תקשורת, מרכזיות, אמצעי מיגון, ולרוב קיימת גם בקרת כניסה. אין צורך להשקיע עשרות אלפי שקלים בתשתיות חדשות במשרד, כל עוד התשתיות הקיימות במשרד הישן מתאימות לצרכי העסק ולמפרט הטכני במקום החדש אליו עוברים. עם זאת, חשוב לבדוק איזה תשתיות קיימות במקום החדש, בכדי לקבל החלטה האם צריך להעביר תשתית תקשורת קיימת או שכדאי להשתמש בתשתיות הקיימות במשרד החדש. לעתים התשתית הישנה כבר אינה מתאימה לצרכי הארגון, ובמקרים אלה כדאי להשקיע בתשתית חדשה המתאימה לצרכיו המשתנים של המשרד.
כמו כן, מומלץ להעביר את תשתית האינטרנט הקיימת למשרד החדש. לצורך כך נדרש לעדכן את ספק האינטרנט מראש לקראת המעבר, מה שיאפשר לתאם את הניתוק וההתקנה ליום המעבר. חשוב לזכור כי במשרד המודרני העבודה מבוססת על תשתיות מחשבים ואינטרנט, לכן חשוב לצמצמם ככל הניתן את זמן הניתוק מהתשתיות ההכרחיות לעבודה התקינה במשרד. כך גם נמנעים מהפסד ימי עבודה הכרוכים בהפסד כספי לארגון ומשירות לקוי ללקוחות.
במשרדים רבים מותקנת מרכזיה מתקדמת, העברת מרכזיה חייבת להתבצע על ידי טכנאי מוסמך. ניתן לפנות לחברה המספקת שירות לעסק בתחומי תקשורת ומחשבים, כדי שזאת תדאג להעביר את המרכזייה ושאר תשתיות התקשורת. במידה ויש לעסק חוזה מול החברה שהתקינה ומתחזקת את המרכזייה, יש לבצע את העברתה רק על ידי טכנאי מוסמך מטעם החברה.
מיגון במשרד החדש
כדי להגן על הרכוש והציוד הקיים במשרד, יש לתכנן עוד לפני המעבר למקום החדש, אילו תשתיות מיגון יהיו יעילות במשרד. מספר שבועות לפני המעבר למקום החדש כדאי להזמין טכנאי אזעקות ומצלמות אבטחה, מה שיאפשר לתכנן את המעבר ביעילות. הטכנאי יגיע ביום המעבר כדי לנתק את אמצעי המיגון הקיימים ולהתקינם כבר באותו היום במשרד החדש.
העברת אזעקות כמו גם העברת מצלמות אבטחה על ידי איש מקצוע, יבטיחו לבעלי העסק מיגון אפקטיבי במשרד החדש החל מהיום הראשון במקום. יש לזכור, כי חייבים לבצע תיאום מול מספר חברות ואנשי מקצוע, מאחר ולכל תשתית קיימת במשרד יש שירות מחברה אחרת ובנוסף, מדובר גם בתשתיות שונות המחייבות ידע וניסיון.
אם מערכת האזעקה ומצלמות האבטחה במשרד הישן מבוססות על טכנולוגיה אלחוטית, הרי שהמעבר יהיה מהיר וחלק. במידה ויש לחווט מחדש את המשרד כדי להתקין את המצלמות, מומלץ להכין את התשתית מראש, עדיף במהלך השיפוץ במשרד החדש כדי להימנע מקידוחים, חפירות ורעש בזמן העבודה במקום החדש.
מערכת בקרת כניסה נחשבת לחלק בלתי נפרד מאמצעי המיגון במשרד. יש לתאם העברת בקרת כניסה מול החברה המספקת שירות למערכת, במיוחד אם המערכת יחסית חדשה ונמצאת עדיין בתקופת האחריות. מערכת בקרת כניסה חשובה בכל משרד, היא מונעת כניסת זרים ואורחים לא רצויים למשרד ומספקת תחושת ביטחון לעובדי הארגון. במשרדים רבים המערכת קשורה לתשתית המחשבים וזקוקה גם לחיבור זמין לאינטרנט, לכן חובה לתאם מול כל הגורמים הרלוונטיים, על מנת להעביר ביעילות את המשרד ובכדי להימנע מעיכובים מיותרים ומעלויות בלתי צפויות.
העברה יעילה וחיסכון בעלויות
התשתיות במשרד שונות, הן נחוצות לצרכי העבודה השוטפת ולמיגון העסק, לכן חשוב לתכנן את המעבר ולא לשכוח לתאם מול כל הספקים וחברות השירות את יום המעבר. תכנון מקדים יאפשר ליהנות ממעבר חלק ומהיר ככל הניתן.
אין צורך להשקיע סכומים גבוהים בתשתיות חדשות אלא רק להתאימן למשרד החדש. תכנון נכון מאפשר להעביר תשתית רשת מחשבים, תשתיות אינטרנט ותקשורת ותשתיות נוספות ביום אחד. מומלץ לקבל ייעוץ מכל הגורמים הרלוונטיים בכדי לתכנן את העברת התשתיות השונות ובכדי לאפשר לעובדים לחזור לשגרת העבודה בזמן הקצר ביותר.
