ההתפתחות הטכנולוגית המהירה של העידן המודרני הביאה עמה שלל פתרונות מתקדמים במגוון תחומים. גם בתחום התקשורת אנו רואים התפתחות אדירה מהמרכזיות הישנות שדרשו תפעול ידני והעברה של חוטים ממקום אחד לאחר. כיום ישנם פתרונות בתחום התקשורת המספקים לעסקים את היכולת לשמר את הקשר עם לקוחותיהם ביעילות, בנוחות וללא תקלות מיותרות. יחד עם זאת השוק מלא בסוגים שונים של פתרונות, כמו גם ספקים. ההיצע הגדול עשוי להיות מאוד מבלבל עבור מי שאינו מתמצא בתחום ולכן הבחירה עשויה להיות לא מיטבית. הנה מספר טיפים שיסייעו לכם לבחור את פתרון התקשורת הטוב ביותר לעסק שלכם:
נוחות המשתמש
אמנם פתרונות תקשורת מיסודן נועדו להקל רבות על המשתמש. יחד עם זאת לא כל מערכת תתאים לכל סביבת עבודה. הרי עסק גדול ידרוש הרבה יותר פונקציות וגמישות גדולה בהרבה מאשר עסק קטן. כשבוחרים מרכזיה לעסק יש לערוך רשימת צרכים, כדי לוודא שלא תרכשו חבילת תקשורת שאינה מספיקה לכם מחד ומאידך, שלא תרכשו מערכת גדולה מדי שאין לכם כלל צורך בה וכך תוציאו יותר מהדרוש. לאחר שתגדירו אילו צרכים יש לעסק שלכם, תוכלו להתחיל לברור בין האפשרויות השונות ולהבין איזה פתרון תקשורת יהיה הכי נוח לכם. בסופו של דבר המערכת צריכה להקל על עבודתכם במהלך היומיום ולאפשר לכם ליהנות מתקשורת נטולת הפרעות.
התאמה לעסק
כשבוחנים מערכות תקשורת יש להקדיש מחשבה לדרך בה יעשה בה שימוש. ישנם עסקים בהם התקשורת אינה מתקיימת מול לקוחות אלא בין העובדים בלבד. כמו כן לעיתים יש לקשר בין מספר סניפים של אותו העסק כך שתידרש מרכזיה וירטואלית מסוג אחר לגמרי. גם עבור עסקים המקיימים תקשורת רציפה עם מקומות בחו"ל ישנם פתרונות נהדרים, אך כדי לוודא שאכן אתם מקבלים את הדרוש לכם, עליכם לבסס קודם כל מה תהיה דרך השימוש במערכת.
אילו פונקציות ייחודיות מספקת המערכת
ישנה בשוק מרכזיית טלפון בסיסית המספקת שירותים דומים מאוד לאלו של המרכזיות הפיזיות מפעם. באמצעות מרכזיות אלה ניתן לבצע שיחות, להעביר שיחות לשלוחות אחרות, תא דואר קולי ועוד. יחד עם זאת ישנן מערכות המאפשרות הוספה של פונקציות שונות המספקות צרכים אחרים של העסק. כך לדוגמא, ישנן מרכזיות המאפשרות גם שליחת מסרונים ודיוורים ללקוחות, ישנן מערכות המאפשרות שילוב של זיהוי קולי, יש כאלה בעלות פונקציה של ניהול שיחות וידאו מרובות משתתפים ועוד. חשוב לזכור שעל אף כי פונקציות ייחודיות אלה נשמעות מפתות, הן אינן הכרחיות בכל עסק ולכן אין צורך לרכוש אותן מיד. ישנן מערכות עליהן ניתן להוסיף ולהוריד אפליקציות על פי יעילותן ועל פי הצורך הנוכחי של העסק.
כמה משתמשים צפויים להיות
מערכת תקשורת מתקדמת חייבת להעניק לעסק שלכם אפשרות תקשורת ללא הפרעות וללא תקלות. חוסר התאמה בין המערכת לכמות המשתמשים עשויה להוביל לפספוס של שיחות ובכך אף פספוס של מכירות. לכן, פתרון התקשורת בו אתם בוחרים חייב להיות מסוגל ולתמוך בכמות המשתמשים הצפויים להיות בה בכל עת.
סוגי מערכות
ישנם מספר סוגים של פתרונות תקשורת מתקדמים המתקיימים על גבי תשתיות שונות. מרכזיה בענן היא מערכת תקשורת המבוססת על טכנולוגיית ענן. מערכת זו אינה נמצאת באופן פיזי כלל במשרד, אלא מושתתת לחלוטין על גבי האינטרנט. הענן מאפשר מעבר נוח, יעיל וזול של מידע, כולל אגירת מידע על בין רשת התקשורת שלו. היתרון של מערכת מסוג זה היא שהתשלום נעשה בהתאם לשימוש ולא באופן גלובלי. כך יכול העסק לחסוך בהוצאות ולא לשלם על שירות שאינו צריך. זוהי דרך נהדרת ליעל את העבודה עם מידע התקשורת שנצבר, שכן הכל מתאגד במקום אחד אליו יש גישה נוחה. בנוסף, מרכזיה בענן מאפשרת שימוש לא רק מהמחשבים של המשרד אלא גם מטלפונים ניידים, מה שאומר שניתן לערוך את העבודה כולה אפילו מהמכשיר האישי כאשר העובד אינו נמצא במשרד.
סוג נוסף של פתרון תקשורת היא מרכזיית IP שגם היא אינה ממוקמת באופן פיזי במקום העבודה. בניגוד למרכזיה בענן, מרכזיית IP עושה לרוב שימוש על גבי רשת הסלולר. מרכזיה זו גם היא מאפשרת כמובן ניהול שיחות רציף ותקין המשפר את יעילות העסק ככלל. גם כאן ישנו חיסכון בעלויות עבור העסק. ניתן לתחזק את המערכות בקלות רבה שכן הן אינן תלויות במכשור פיזי כבד. כמו כן מרכזיית IP ניתנת להתקנה פשוטה, ברוב המקרים אף לא נדרש סיוע של טכנאי כלל, שכן כל שצריך לעשות הוא להוריד תוכנה או אפליקציה ייעודית. ניתן לחבר את המערכת לענן ולשמור את כל המידע בקלות רבה ולגשת אליו בכל זמן.
לסיכום, כפי שוודאי הבנתם פתרונות התקשורת המתקדמים מציעים לעסקים מגוון יתרונות. חשוב לבחור את המערכת הנכונה עבור העסק שלכם כדי להבטיח יעילות ומהירות פעולה. תקשורת טובה היא חיונית בכל עסק ובכוחה להזניק אתכם לרמה הגבוהה ביותר.
